Boekhouding voor je webshop

Voor de boekhouding van een webshop gelden dezelfde regels als voor elk ander bedrijf. Toch is een boekhouding door de voorraadadministratie, verschillende verkooppunten of zaken als retouren, lastiger om te regelen. Gelukkig automatiseer je eenvoudig een aantal stappen. Lees snel verder hoe je dit doet.

Alle beschikbare tijd van retailers gaat al snel op aan zaken die meer omzet of lagere kosten kunnen opleveren. Van het vinden van de juiste producten, de juiste indeling van de website tot het regelen van de marketing en logistiek: een webshop is nooit af.

Vaak hebben webshops relatief hoge kosten waardoor er veel omzet gemaakt moet worden om toch nog een goede winst te maken. Dan ontstaat er al snel veel administratie. Daarom is het bij een webshop extra belangrijk dat de administratie continu in orde is.

Inhoudsopgave

• Start meteen goed met een boekhoudprogramma
• Een zakelijke rekening zorgt voor overzicht
• Heldere winst- en verliesrekening opstellen
• Voorraadwaarde bijhouden
• Inzicht in de cashflow
• Aanvullende dashboards
• Veelgestelde vragen over de boekhouding voor je webshop

Start meteen goed met een boekhoudprogramma

Daar waar een zzp'er één factuur stuurt voor een maand werk, heeft een webshop vaak meerdere transacties op één dag. Door verschillende kortingscodes, verkooppunten of internationale betalingen is de administratie ook nog eens complex. Daarnaast lijken veel transacties snel op elkaar, wat het lastig maakt om eventuele fouten later te corrigeren. Hierdoor is het van groot belang dat de boekhouding direct bij de start goed wordt ingericht. Start daarom meteen met een boekhoudprogramma zoals e‑Boekhouden.nl. Hiermee kun je ook ieder kwartaal heel eenvoudig je btw-aangifte doen, waardoor je daar ook weer tijd mee bespaart en fouten voorkomt.

Een zakelijke rekening zorgt voor overzicht

Een zakelijke rekening helpt om privé- en zakelijke geldstromen te scheiden. Daarnaast heb je dit ook nodig voor het accepteren van betalingen via een betaalprovider.

Heldere winst- en verliesrekening opstellen

Een winst- en verliesrekening, ook wel resultatenrekening genoemd, geeft een gedetailleerd overzicht van de inkomsten en uitgaven van een webshop over een bepaalde periode (maand, kwartaal, jaar).

Dit is niet alleen belangrijk voor je belastingaangiften, maar ook voor je eigen inzicht. Met een goede winst- en verliesrekening bepaal je bijvoorbeeld de winstgevendheid van je webshop, analyseer je trends en ontdek je waar je kosten te hoog zijn, of waar je juist extra inkomsten genereert. Hierdoor kun je direct schakelen wanneer dat nodig is.

Voorraadwaarde bijhouden

De winst- en verliesrekening is het eerste overzicht, maar vaak wil je verder de diepte in om kansen te ontdekken. Bijvoorbeeld in je voorraad. Je wilt geen bestellingen mislopen omdat je bent uitverkocht of volumekorting mislopen omdat je te weinig inkoopt. Aan de andere kant wil je niet met een overbodige voorraad komen te zitten. Die neemt alleen maar ruimte in beslag en zal je uiteindelijk zelfs met enorme kortingen verkopen.

Door goed inzicht te krijgen in je voorraad en waarden, kun je op tijd inkopen en een indicatie maken van hoeveel geld je nog hebt. Hiervoor bestaan verschillende softwarepakketten waarmee je perfect je inkoopstrategie bepaalt.

Wanneer je start met je webshop is het belangrijk om je in- en verkopen bij te houden. Dit kun je zelf via bijvoorbeeld Excel doen. Maar dit kost je onnodig veel tijd en is erg foutgevoelig. Makkelijker én efficiënter is om te werken met software die hiervoor gemaakt is.

Inzicht in de cashflow

Cashflow is een belangrijk onderdeel van je financiële strategie. In deze alinea leggen we uit wat het is en waarom dit belangrijk is. Bij vrijwel elke onderneming gaan de kosten voor de baten. Dat betekent dat je eerst geld moet uitgeven, voor je inkomsten genereert. Bij webshops speelt dit een grote rol. Je moet eerst investeren in een voorraad en de juiste marketing, voordat je geld gaat verdienen.

Al die uitgaven moet je eerst voorschieten. Bij de start van je webshop houd je hier misschien rekening mee, maar als je vervolgens ziet dat je veel meer kunt verkopen dan je op voorraad hebt, ben je eigenlijk al te laat. Zeker wanneer je als leverancier werkt met (lange) levertijden.

Het is daarom belangrijk dat je vooraf ziet of je nieuwe investeringen kunt doen én of je deze kunt betalen. Je moet dus inzicht krijgen in je cashflow (kasstroom). Met behulp van een goed online boekhoudprogramma zoals e‑Boekhouden.nl zie je direct hoeveel je nog aan rekeningen uit hebt staan, hoeveel facturen nog niet betaald zijn en of je voorraad nog op peil is. Zo kun je goed beoordelen of je binnenkort weer moet investeren in nieuwe voorraad en of je hier voldoende geld voor beschikbaar hebt.

Aanvullende dashboards

Voor retailers zijn er verschillende aanvullende financiële dashboards op de markt. Van software waarmee jij de inkoop perfectioneert, tot software waarmee je tot in detail je winstmarge per product of doelgroep in kaart brengt.