Voorraadbeheer en opslag voor je webshop

Je gaat je eigen webshop beginnen, hoera! Voordat je producten kunt verkopen, moet je eerst een voorraad inslaan. Waar sla je jouw artikelen op? Hoe zorg je ervoor dat je nooit een tekort aan je producten krijgt? In dit artikel leren we je alles over voorraadbeheer.

Inhoudsopgave

• Voorraad inslaan
• Voorraad opslaan
• Voorraad beheren
• Voorraad uitbesteden
• Veelgestelde vragen over voorraadbeheer voor je webshop

Voorraad opslaan

Met eigen voorraad kun je meteen bestellingen versturen nadat je ze ontvangt in je webwinkel. Het is daarom belangrijk dat je een goede hoeveelheid opslaat. Je wil niet zonder voorraad komen te zitten, maar restvoorraad is net zo vervelend. Dit zijn producten die je niet verkoopt en in waarde afnemen, doordat ze bijvoorbeeld verouderen. Tegelijkertijd zorgen deze producten ook voor opslagkosten.

Veel ondernemers starten met een webwinkel vanaf hun zolder of garagebox. In het begin biedt dat vaak genoeg ruimte om een voorraad op te slaan. Als je assortiment begint te groeien merk je al snel dat je meer ruimte nodig hebt. Soms is dit op te lossen door een efficiënte magazijninrichting zoals stellingkasten, maar uiteindelijk heb je waarschijnlijk een grotere ruimte nodig.

Voorraad beheren

Nadat je voorraad veilig is opgeslagen, moet je deze gaan beheren. Je moet bijhouden hoeveel voorraad je van elk product hebt en moet je ook synchroniseren met je webshop. Veel startende webwinkeliers houden de voorraadadministratie in het begin bij in de webwinkelsoftware of eigen spreadsheets.

Je webwinkelsoftware is echter niet ideaal als voorraadsysteem. Een foutje is daar al snel gemaakt. Als je assortiment begint te groeien, is het onhaalbaar om je voorraad steeds handmatig te controleren of bij te houden. Daarnaast hebben veel webshops ook een fysiek afhaalpunt, winkel of meerdere magazijnen. Dan kan het gebeuren dat je bestellingen krijgt voor producten die je niet meer op voorraad hebt liggen.

Software om je voorraad te beheren

Je kunt ook aanvullende software aanschaffen voor je voorraad. De meeste voorraadsoftware is een WMS (warehouse management system) of een ERP-systeem. Een ERP-systeem koppelt alle interne bedrijfsprocessen en automatiseert ze, zodat er minder fouten ontstaan. Deze pakketten richten zich op grote spelers. Voor de gemiddelde webshop zijn deze te ingewikkeld.

Gelukkig zijn er veel spelers die zich juist op (nieuwe) webshops richten. Deze magazijnsoftware integreert je in- en verkoopkanalen, zodat je je voorraad in één overzicht duidelijk hebt. Vaak is deze software ook te koppelen met (post)verzenders, waardoor je logistiek ook verder geoptimaliseerd wordt.

Losse magazijn- of inkoopsoftware

Losse oplossingen voor het beheren van voorraad, zijn bijvoorbeeld Picqer, Infoplus of de inkoopsoftware van Optiply. Afhankelijk van je voorraadvolumes of sector van je webshop zijn er veel verschillende soorten en die zijn allemaal ontworpen om te voorkomen dat er tekorten of overschotten in je voorraad ontstaan.

Daarnaast helpt goede software ook bij het inperken van je inkoop- en opslagkosten. Je kunt de inkoop bijvoorbeeld automatiseren door nieuwe producten te bestellen wanneer de voorraad een bepaald aantal bereikt. Daarnaast berekent het ook de beste omloopsnelheid voor jouw producten.

Sommige webwinkel software-leveranciers hebben zelf al ingebouwde voorraadbeheer functies. Het voordeel hiervan is dat je geen extra kosten hebt voor zelfstandige software. Een nadeel is wel dat deze software minder mogelijkheden biedt. Meestal blijft het beperkt tot het bijhouden van de aantallen. Voor goede analyses moet je dus al snel extra software gebruiken.

Voorraadwaarde beheren

Voor je boekhouding is het van belang om de waarde van je voorraad te weten. De waarde verandert namelijk continu zodra je producten inkoopt en weer verkoopt. De inkoopprijzen zullen waarschijnlijk niet altijd hetzelfde zijn, waardoor het lastig is om handmatig je waarde bij te houden.

Voorraad uitbesteden

Bij het beheren van een voorraad komt dus veel kijken. Je moet zorgen dat je precies genoeg in huis hebt van elk product en op tijd een nieuwe lading inkoopt. Daarnaast brengt het andere extra taken met zich mee.

Zo moet je de voorraad ergens opslaan. Doe dit op een overzichtelijke manier, zodat je de producten snel kunt vinden als ze besteld worden. Daarnaast moet je de bestellingen inpakken en ze opsturen.

Veel webwinkel-eigenaren kiezen er uiteindelijk voor om de voorraad uit te besteden. Dit kan bij een fulfilmentbedrijf. Je slaat je voorraad dan op bij dit bedrijf. Deze partij neemt het orderpicken, inpakken en verzenden volledig over. De tijd die jij hieraan kwijt was, kun je dan besteden aan je andere bedrijfsprocessen.