Wat is btw?

Als ondernemer is dit de eerste belastingsoort waar je mee te maken krijgt: omzetbelasting, ook wel btw. Btw staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Dit betekent dat je op alle producten of diensten die je verkoopt btw rekent. Deze btw draag je periodiek af aan de Belastingdienst door middel van een btw-aangifte. De btw die je hebt betaald over je inkopen mag je hier dan weer vanaf trekken.

Inhoudsopgave

• Btw over je verkopen
• Btw over je inkopen
• Btw-aangifte
• Btw-berekening
• Btw-software
• Btw-aangifte uitbesteden
• Deadlines btw-aangifte
• Fout gemaakt in je btw-aangifte
• Btw-identificatienummer
• Btw verleggen
• Controle en boetes
• Intracommunautaire leveringen
• Goederen leveren naar andere EU-landen
• Diensten leveren naar andere EU-landen
• ICP-aangifte
• Btw-vrijstellingen

Btw over je verkopen

Als ondernemer reken je in de meeste gevallen btw over je verkopen. De hoogte van de btw hangt af van de producten of diensten die je levert.

De btw over je verkopen vul je naast je omzet ook in bij je btw-aangifte. De btw die je klant aan jou betaald is dus niet van jou, maar draag je af aan de Belastingdienst. Bij het bepalen van het kwartaal waarop je de btw over je verkopen boekt, kijk je naar de factuurdatum en of deze in het juiste kwartaal valt. Niet naar de datum waarop de betaling binnenkomt.

Btw over je inkopen

Over je inkopen en investeringen betaal je ook btw. Dit is ook weer 21%, 9% of 0% btw, afhankelijk van de producten of diensten die je koopt. Deze zogenaamde 'voorbelasting' kun je terugvragen bij de btw-aangifte. Dit doe je door alle btw die je hebt betaald over je inkopen en investeringen voor een tijdvak bij elkaar op te tellen. Dit totaalbedrag is dan je 'voorbelasting'.

Ook voor de voorbelasting geldt dat je de facturen meeneemt die je in het kwartaal hebt ontvangen. De betaling is hierbij niet van belang. Ontvang je een factuur op 23 juni, maar betaal je deze op 7 juli? Dan neem je deze factuur mee in je btw-aangifte van het tweede kwartaal.

Btw-aangifte

De btw-aangifte laat zien hoeveel btw je terugkrijgt of moet afdragen. Hier mag je de voorbelasting weer vanaf trekken. Aangifte doe je per maand, per kwartaal of per jaar. De meeste ondernemers kiezen ervoor om de btw-aangifte per kwartaal te doen.

Btw-berekening

Het uiteindelijk te betalen bedrag is het saldo van:

Om de btw-berekeningen goed te laten verlopen, is het belangrijk dat je administratie op orde is. Dit houdt in dat je een juist btw-tarief rekent over je verkopen. Het kan zijn dat je producten of diensten verkoopt met verschillende btw-percentages. Maak je een nieuwe factuur? Kijk dan altijd goed dat je het juiste btw-percentage gebruikt. Je mag verschillende btw-percentages op één factuur vermelden.

Dit geldt ook voor je inkopen. Als je een inkoopfactuur verwerkt, let dan altijd goed op de btw. Zorg dat je het juiste btw-tarief opneemt in je administratie.

Heb je dit allebei gedaan voor een heel kwartaal? Dan rolt daar vrijwel automatisch je btw-aangifte uit.

Btw-software

Je aangifte doe je het snelst met behulp van een online boekhoudprogramma. Je kunt je online boekhoudprogramma koppelen met de Belastingdienst. Het doen van je aangifte is dan nog makkelijker. Met maar één druk op de knop is jouw aangifte binnen bij de Belastingdienst. Moet je btw betalen? Dan gebruik je eenvoudig iDEAL via je online boekhoudprogramma.

Btw-aangifte uitbesteden

Je btw-aangifte liever laten doen door een boekhouder of accountant? Dat kan. Maak goede afspraken over wie wat doet. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen dat je als zelfstandig ondernemer zelf nog alles doet. Denk aan het verwerken van je in- en verkoopfacturen, het boeken van je banktransacties en het voorbereiden van je btw-aangifte. Of dat je boekhouder of accountant alleen meekijkt met de btw-aangifte.

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om je volledige administratie uit te besteden. Wat je ook beslist, zorg dat de afspraken goed op papier staan.

Deadlines btw-aangifte

In sommige gevallen is het mogelijk om je btw-aangifte maandelijks of jaarlijks te doen, maar de meeste ondernemers kiezen voor een btw-aangifte per kwartaal. Het is belangrijk dat jouw aangifte en betaling op tijd binnen zijn bij de Belastingdienst om zo boetes te voorkomen. Zorg er dus voor dat je weet wanneer je je btw-aangifte moet doen en wat de deadlines zijn.

Fout gemaakt in je btw-aangifte

Ben je een factuur vergeten of heb je iets over het hoofd gezien waardoor je een fout hebt gemaakt in je btw-aangifte? Geen paniek. Dit is eenvoudiger op te lossen dan je denkt.

Is de correctie kleiner dan €1.000? Dan kun je dit verwerken in de eerstvolgende aangifte. Verwerk deze correctie dan in de rubriek waar je dit oorspronkelijk had moeten invullen.

Ben je bijvoorbeeld een verkoopfactuur van €100 plus 21% btw vergeten op te nemen in je btw-aangifte? Dan verwerk je dat in je eerstvolgende aangifte in rubriek 1a waar je deze omzet en bijbehorende btw normaal gesproken verwerkt. Deze €100 en 21% btw tel je dan handmatig op bij het bedrag van de voorgestelde aangifte. Neem wel een notitie op in je administratie dat je dit gedaan hebt. Nu zit deze correctie nog vers in je geheugen. Maar over een tijdje ben je zoiets vast vergeten.

Btw-identificatienummer

Bij de start van je onderneming krijg je een brief van de Belastingdienst met daarin twee nummers:

• Btw-identificatienummer
• Omzetbelastingnummer

Je btw-identificatienummer zet je op je facturen en je website. Hiermee laat je zien dat je een btw-plichtige ondernemer bent.

Het omzetbelastingnummer staat los van dit btw-identificatienummer. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen in je communicatie met de Belastingdienst. Geef dit omzetbelastingnummer ook nooit zomaar af. Hier is namelijk je BSN in opgenomen.

Btw verleggen

Een bijzonder aandachtspunt bij je btw-aangifte is btw verlegd. Bij de verleggingsregeling wordt de btw verlegd van leverancier naar afnemer. Btw kan naar jou worden verlegd of jij kan zelf btw verleggen. Btw verleggen gebeurt bijvoorbeeld vaak bij onderaanneming, uitlenen van personeel of wanneer je zakendoet met het buitenland.

Controle en boetes

Wanneer je als ondernemer plotseling meer btw terugvraagt ten opzichte van eerdere periodes of wanneer je meerdere keren te laat belasting betaald, kan het zijn dat de belastingdienst een controle komt uitvoeren op je ingediende btw-aangifte. Je kan ook eens in een steekproef vallen.

Ze kijken meestal naar een specifiek onderwerp in je btw-aangifte en vragen je daar vooraf al informatie over op te sturen. Ze gaan bijvoorbeeld na of de bedragen uit jouw btw-aangifte kloppen met de bijbehorende facturen. Bij een controle mogen ze tot vijf jaar teruggaan voor een controle over je btw-aangiftes. Zorg daarom dat je btw-administratie altijd op orde is. Dit houdt in dat je alle verkoop- en inkoopfacturen bewaart.

Intracommunautaire leveringen

Ga je zakendoen met klanten in andere EU landen? Dan doe je een zogenaamde intracommunautaire levering. Voordat je dat gaat doen, is het goed om je te verdiepen in alle btw-regels.

Goederen leveren naar andere EU-landen

Het maakt uit of je klant wel of geen btw-aangifte doet. Is dat niet het geval, omdat je klant een particulier is bijvoorbeeld? Dan moet je de btw aangeven in het land waar je naartoe levert. Dit zie je veel bij bijvoorbeeld webshops. Hiervoor geldt vaak het drempelbedrag van een jaaromzet van €10.000. Blijf je daaronder? Dan mag je vaak Nederlandse btw blijven rekenen. De Belastingdienst heeft een hulpmiddel om na te gaan in welk land je btw moet aangeven.

Verkoop je goederen aan een klant die wél btw-aangifte doet in een ander EU-land? Bijvoorbeeld aan een andere ondernemer en worden die goederen ook daadwerkelijk vervoerd naar een ander EU-land? Dan pas je het 0% tarief toe. Je klant berekent en betaalt vervolgens btw in het eigen land. Dit is voor jou dan een intracommunautaire levering.

Diensten leveren naar andere EU-landen

Ga je diensten leveren aan een klant uit een ander EU-land? Ook hier is het weer van belang of het gaat om een klant die wel of geen btw-aangifte doet. Lever je bijvoorbeeld een dienst aan een particulier in een ander EU-land? Dus een klant zonder btw-identificatienummer? Dan reken je de Nederlandse btw. Dat is dus niet anders dan wanneer je een dienst levert aan een Nederlandse klant.

Het kan ook gaan om een klant in een ander EU-land die wél een btw-identificatienummer heeft. Je klant berekent dan btw in het eigen land. Dit is een intracommunautaire dienst. In dat geval zet je 'btw verlegd' op de factuur.

Zowel de intracommunautaire leveringen als diensten neem je op in je btw-aangifte. Dit doe je in rubriek 3b 'Leveringen naar, of diensten in landen binnen de EU'. Heb je hier iets ingevuld? Dien dan ook altijd een ICP-aangifte in.

ICP-aangifte

Zodra je goederen of diensten gaat leveren aan klanten binnen de EU, krijg je te maken met een ICP-aangifte. ICP staat voor intracommunautaire prestaties. Om je ICP-aangifte te doen is het belangrijk je administratie op orde te hebben, dan wordt namelijk je ICP-aangifte meteen duidelijk.

Btw-vrijstellingen

In sommige gevallen heb je recht op btw-vrijstellingen. Dit is afhankelijk van de goederen of diensten die jij levert. Hiervoor zijn verschillende branches vrijgesteld van btw.

Het is belangrijk je administratie goed op orde te houden. Zo vraag je niet onterecht btw terug. Je houdt ook goed overzicht in het geval dat je gedeeltelijk btw vrijgestelde goederen of diensten levert, maar daarnaast ook goederen of diensten die niet vrijgesteld zijn, eventueel ook nog met verschillende btw-percentages.

Ben je een kleine ondernemer? En heb je minder dan €20.000 omzet per jaar? Dan kan de kleineondernemersregeling (KOR) interessant voor je zijn.