Wat je moet leren over factureren

Als ondernemer maak je veel keuzes tijdens het managen van je organisatie. Factureren is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en het is een fijne gedachte om op financieel gebied alles onder controle te hebben. Het facturatieproces is tegenwoordig goed en eenvoudig in eigen beheer te nemen.

Houd je de financiële administratie al zelf bij? Dan weet je als geen ander dat het kiezen voor het vereenvoudigen of automatiseren van terugkerende taken in de boekhouding altijd winst oplevert.

Wil je weten hoe het proces van online factureren in zijn werk gaat, waarvoor er nog meer winst te behalen valt en hoe je goede facturen maakt? Op deze pagina lees je alle ins en outs over factureren.

Wat is online factureren?

Online factureren is het proces rondom het verwerken van alle ontvangen en verzonden facturen in een online factuurprogramma. Facturen maken, betalen, bewaren en verzenden gebeurt allemaal online in de cloud in een op maat gemaakt softwareprogramma die handmatige processen zo veel mogelijk van je overneemt. Vaak is een facturatiemodule direct gekoppeld aan een boekhoudmodule, zodat al je facturen automatisch in de boekhouding worden verwerkt.

Waaruit bestaat een factuur en wat moet erop staan?

Een factuur is niet zomaar een document; het is een officieel bewijsstuk dat aan wettelijke eisen moet voldoen. Deze elementen zijn verplicht op een factuur:

1. Naam en adresgegevens: Zowel die van jouw bedrijf als die van de klant.
2. KVK-nummer: Dit laat zien dat je een geregistreerde onderneming hebt.
3. Btw-nummer: Dit geldt voor btw-plichtige ondernemers.
4. Factuurnummer: Elk factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn.
5. Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgesteld.
6. Omschrijving van geleverde diensten of producten: Inclusief hoeveelheden en tarieven.
7. Bedragen exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag: Dit is nodig voor de btw-administratie.
8. Totaalbedrag inclusief btw: Dit is het bedrag dat de klant moet betalen.
9. Betaaltermijn: Bijvoorbeeld: "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum."
10. Eventueel bankrekeningnummer: Voor een soepele betaling.

Aangepaste en eenvoudige facturen

Voor bedragen lager dan € 100 mag je een vereenvoudigde factuur maken. Deze hoeft minder details te bevatten, zoals het btw-nummer van de klant. Bij internationale handel kunnen de factuureisen per land verschillen, vooral binnen de EU.

Met welke regels moet je rekening houden bij factureren?

Bij het factureren gelden naast de opmaak van een factuur ook andere belangrijke wettelijke regels:

1. Bewaarplicht: Je bent verplicht om facturen minimaal 7 jaar te bewaren, digitaal of op papier. Voor onroerend goed geldt een bewaarplicht van 10 jaar.
2. Verjaringstermijn: Een factuur verjaart doorgaans na 5 jaar. Dit betekent dat de vordering daarna niet meer afdwingbaar is.
3. Factureren naar het buitenland: Bij internationale handel zijn er andere btw-regels. Binnen de EU moet je bijvoorbeeld het btw-nummer van de klant controleren. Buiten de EU gelden weer andere richtlijnen.

Het is belangrijk om deze regels te volgen om boetes of problemen bij belastingcontroles te voorkomen.

Op welke manieren kun je factureren?

Er zijn verschillende manieren om facturen te maken en te versturen:

1. Papieren facturen: Traditioneel en vaak omslachtig. Je moet ze handmatig maken, afdrukken en verzenden. Bovendien moet je zelf een kopie bewaren.
2. Offline factureren met Excel of Word: Deze methode biedt meer flexibiliteit dan papier, maar vereist nog steeds handmatig werk. Je moet zelf een sjabloon maken en berekeningen controleren.
3. Online factureren:Dit is veruit de meest efficiënte manier. Met een boekhoudprogramma worden facturen professioneel opgesteld, automatisch gekoppeld aan je administratie en digitaal verstuurd.

Factureren met een boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma zoals e‑Boekhouden.nl maakt het factureren eenvoudiger en efficiënter.

Facturatieverwerking:

• Automatische koppeling van facturen aan je administratie.
• Verstuur facturen direct per e-mail naar klanten.
• Real-time inzicht in openstaande betalingen en herinneringen sturen.

Online beheer:

• Altijd toegang tot je facturen, waar je ook bent.
• Veilige opslag in de cloud, waardoor je niets kwijtraakt.
• Snellere betalingen door geïntegreerde betaalopties.

Met e‑Boekhouden.nl kun je niet alleen facturen maken, maar ook inkomende facturen verwerken, wat je boekhouding compleet maakt.

Benieuwd naar onze facturatiesoftware? Bekijk in de volgende video hoe je een ontvangen factuur invoert:

Wil je graag eens gaan experimenteren met het digitaal factureren? Bekijk de volgende korte video:

Factuur voorbeeld

Een factuur heeft altijd als opbouw een logische structuur. Zoals eerder vermeld is het belangrijk dat alle verplichte gegevens worden opgenomen. Maak gebruik van onze standaard factuurtemplates, zodat je verzekerd bent dat je kwalitatief goede facturen uitstuurt. Bekijk hieronder een voorbeeld factuur uit onze software:

Voorbeeld factuur in 10 onderdelen

Dit factuur voorbeeld is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Het is belangrijk dat jouw factuur volledige informatie bevat, zowel voor jouzelf als voor je relatie. In onze facturatiemodule kun je op eenvoudige wijze alle benodigde data invoeren. Hieronder volgen de 10 onderdelen. De vetgedrukte onderwerpen zijn verplicht, de anderen zijn optioneel. Houd in je achterhoofd: des te completer de informatie op je factuur is, des te gemakkelijker facturen terug te vinden én op te nemen zijn in jouw financiele administratie.

• Relatie
• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Jouw kenmerk
• Betalingstermijn
• Factuurtekst
• Sjabloon
• Verzendwijze
• Mutatieomschrijving
• Product/dienst toevoegen

Wil je weten hoe je een factuur kunt maken in onze software? Je lees hier meer informatie over in het artikel 'factuur maken'.

Start met factureren bij e‑Boekhouden.nl

Factureren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de facturatiemodule van e‑Boekhouden.nl maak je in een paar klikken professionele facturen die automatisch aan je administratie worden gekoppeld. Dit bespaart je tijd en voorkomt fouten.

• Tijd besparen: Geen handmatig werk meer dankzij automatisering.
• Professionele uitstraling: Gebruik sjablonen die voldoen aan wettelijke eisen en jouw bedrijfsstijl weerspiegelen.
• Volledige controle: Real-time inzicht in betalingen en openstaande facturen.

Start vandaag nog met factureren via e‑Boekhouden.nl en ontdek hoe eenvoudig het is.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Veelgestelde vragen
Wat is factureren?
Factureren is het maken en versturen van rekeningen naar zakelijke klanten. De facturen zijn tevens een bewijslast voor de boekhouding.
Wat is een factuurprogramma?
Een factuurprogramma is een softwarepakket waarmee je snel en professioneel online kunt factureren. Het tijdperk van de papieren factuur is daarmee verleden tijd. Met factuursoftware heb je in een handomdraai een mooie factuur gemaakt.
Wat moet er op een factuur staan?
Jouw volledige naam en die van je klant Jouw adres en het adres van je klant Jouw btw-nummer en KvK-nummer De datum waarop je de factuur verstuurt Een omschrijving van de diensten of producten De hoeveelheid van de diensten of producten en de leverdatum Het bedrag dat je in rekening brengt exclusief btw Het btw-tarief en -bedrag Het totaalbedrag inclusief btw De betalingstermijn die je hanteert Jouw banknummer (optioneel) Een opeenvolgend factuurnummer
Hoe lang moet een factuur bewaard worden?
7 jaar, de facturen vormen een onderdeel van de financiële administratie. 10 jaar, als het gaat om facturen voor onroerende zaken. Bewaar jouw facturen in de vorm waarin je deze hebt verstuurd of ontvangen.
Wanneer kunnen facturen het beste verstuurd worden?
De Belastingdienst stelt als eis dat facturen uiterlijk moeten zijn verstuurd op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin is geleverd.
Waar zijn ingeboekte facturen terug te vinden in de boekhouding?
Ga naar: Boekhouden → Overzichten → Open posten → Te ontvangen (debiteuren). Hier kuntje ook zien of facturen reeds betaald zijn.
Wat is een factuur?
Een factuur is een document waarop je de geleverde diensten of producten en betalingsvoorwaarden vermeldt. De factuur wordt naar de klant gestuurd als ‘betalingsverplichting’.
Kan er vanuit een offerte gefactureerd worden?
Ja, dat kan. Zodra een offerte door je klant is goedgekeurd, kun je aan de slag. Als je hebt afgesproken dat je klant eerst een aanbetaling moet doen, dan kun je direct vanuit de offerte een aanbetalingsfactuur aanmaken en versturen. Ook zodra de werkzaamheden zijn afgerond, of als tussentijds een factuur wilt sturen, kun je dat direct vanuit de offerte doen.
Hoeveel mag je belastingvrij factureren?
Als ondernemer mag je belastingvrij factureren als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR). In Nederland geldt dat je omzet per kalenderjaar niet hoger mag zijn dan € 20.000 om hiervoor in aanmerking te komen. Houd er rekening mee dat je bij deelname aan de KOR geen btw op je facturen vermeldt. Meer weten? Informeer bij de Belastingdienst of je in aanmerking komt.