Administratie opzetten voor je bedrijf

Gefeliciteerd! Je hebt de start gemaakt om voor jezelf te beginnen. Je hebt vast en zeker al veel zaken geregeld. Nu is het moment dan daar om ook aan je administratie te denken. Dat klinkt vaak moeilijk, saai en tijdrovend. Geen zorgen! In dit artikel geven we handige tips én hebben we een cadeautje speciaal voor jou. Lees snel verder.

Inhoudsopgave

• Wat moet je als basisadministratie opzetten?
• Hoe zet je een goede administratie op?
• Verschil boekhouding en administratie
• Zelf doen of uitbesteden?
• Cadeautje voor jou

Wat moet je als basisadministratie opzetten?

Als ondernemer ben je volgens de wet verplicht om een administratie bij te houden. Alle gegevens die horen bij jouw onderneming, horen bij je administratie. Let hierbij ook op dat je gegevens die je voor de start van je bedrijf, zoals de investering in een laptop, ook meeneemt in je administratie. Deze kosten kun je namelijk weer meenemen als voorbelasting. Bewaar je bonnen en facturen dus goed.

Wat moet je als basis aanhouden?

• De kasadministratie. Dit zijn ook de kladaantekeningen en kassabonnen
• Al je financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• Alle tussentijds gemaakte controleberekeningen. Dit laat zien hoe je er op dat moment financieel voor staat
• Alle ontvangen facturen. Denk ook aan kopieën van verzonden facturen
• Al je zakelijke bankafschriften
• Informatie over klanten en leveranciers. Zoals alle contracten, overeenkomsten en andere afspraken die je met hen hebt gemaakt
• Agenda's, afsprakenboeken en correspondentie
• Software en databestanden van bijvoorbeeld je online boekhoudprogramma
• Je urenregistratie zodat je aantoont dat je voldoet aan het urencriterium
• Wanneer je zakelijk een auto rijdt, vergeet dan niet de rittenregistratie

Hoe zet je een goede administratie op?

Er zijn verschillende manieren om je administratie te organiseren. Wij delen twee veelgebruikte opties met uitleg over hoe ze werken, inclusief de voor- en nadelen:

Administratie opzetten in Excel

Excel is een populaire keuze omdat het laagdrempelig en flexibel is. Je beheert je inkomsten, uitgaven en facturen eenvoudig met tabellen en formules. De voordelen zijn dat het goedkoop of zelfs gratis is en aanpasbaar aan jouw wensen. Nadelen zijn dat je snel het overzicht kunt verliezen, het foutgevoelig is en geen automatische back-up biedt, wat risico op gegevensverlies oplevert.

Online boekhoudprogramma

Een online boekhoudprogramma is een gebruiksvriendelijke optie met veel automatiseringen, zoals bankkoppelingen en automatische btw-berekeningen. De grote voordelen zijn dat je administratie veilig in de cloud wordt opgeslagen en dat de kans op fouten kleiner is. Daarnaast bespaar je tijd. Het nadeel van een online boekhoudpogramma zijn de kosten. Gelukkig heb je in de meeste gevallen een gratis proefperiode om te kijken of het boekhoudprogramma bij jouw wensen aansluit. Als startende ondernemer gebruik je e‑Boekhouden.nl zelfs 15 maanden helemaal gratis.

Verschil boekhouding en administratie

Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt en dat kan voor verwarring zorgen. Om het makkelijk te maken, de boekhouding is gewoon een onderdeel van de totale administratie. Binnen de boekhouding worden alle financiële gegevens bewaard. Zoals alle inkomsten, uitgaven, omzet, winst en verlies van je bedrijf. De administratie is veel breder en kun je gebruiken als verzamelnaam. We hebben je net geleerd wat er allemaal in de basis moet staan. Wanneer er wordt gekeken naar de totale administratie van een bedrijf, wordt de financiële administratie gezien als meest belangrijke onderdeel.

Zelf doen of uitbesteden?

Je kunt je administratie zelf opzetten of dit laten uitbesteden aan bijvoorbeeld een accountant of boekhouder. Hier zitten vaak kosten aan verbonden. Met e‑Boekhouden.nl is het opzetten én bijhouden van je administratie heel eenvoudig. Ons online boekhoudprogramma neemt werk uit handen, zodat jij je focust op de ontwikkeling van je bedrijf. Heb je toch meer behoefte aan hulp, ben je bang dat je fouten maakt of wil je gewoon extra controle? Dan kun je altijd nog samenwerken met een accountant of boekhouder bij jou in de buurt.