Debiteuren

Debiteuren, wat zijn dat? En wat is nu eigenlijk het verschil met een crediteur? Wij hebben het allemaal voor u op een rij gezet, zodat u nooit meer hoeft te twijfelen.

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn de klanten waarvan u nog geld moet krijgen. Als u een factuur verstuurt, verwacht u dat deze binnen een bepaalde tijd wordt betaald.

Stel dat u heeft gesleuteld aan de cv-ketel van de familie Beerens. U stuurt een factuur en vanaf dat moment is de familie Beerens een debiteur. U heeft namelijk een klus gedaan en dat moet nog betaald worden. De familie Beerens heeft dus een ‘schuld’. Wanneer zij de factuur betalen, zijn ze géén debiteur meer, want zij hoeven u dan niets meer te betalen.

Het verschil tussen debiteuren en crediteuren

Het tegenovergestelde van een debiteur is een crediteur. Een crediteur is namelijk iemand die nog geld moet krijgen van zijn klanten. De familie Beerens is de debiteur, u bent in dit voorbeeld de crediteur.

Stel dat u voor de onderhoudsbeurt een aantal filters heeft ingekocht bij uw leverancier, maar deze nog niet heeft betaald. Dan is uw leverancier een crediteur, want hij moet nog geld van u krijgen en bent u de debiteur, want u moet nog betalen.

Debiteuren ezelsbruggetje

Maar hoe zorgt u er nu voor dat u dit niet meer snel vergeet? Wij hebben voor u een makkelijk ezelsbruggetje. Een handig ezelsbruggetje om het verschil tussen debiteuren en crediteuren te kunnen onthouden is de volgende zin:

Debiteurenbeheer zelf slim regelen

Met het boekhoud- en factuurprogramma van e‑Boekhouden.nl ziet u in één oogopslag welke facturen er nog niet zijn betaald, wanneer de betalingstermijn vervalt en of u wanbetalers heeft. Handig toch? Zo loopt u niet onnodig omzet mis, omdat u niet in de gaten hebt dat er nog facturen betaald moeten worden! Wacht niet langer en probeer het gratis en vrijblijvend uit.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Debiteurenadministratie

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel binnen uw boekhouding. Het is verstandig om een duidelijk debiteurenbeleid te voeren en alle financiële gegevens van uw klanten op een correcte wijze op te nemen in uw financiële administratie. Dit vergt veel tijd, maar het is ook voor de continuïteit van uw bedrijf van essentieel belang om de processen rondom uw betalingen goed te hebben geregeld. Zo voorkomt u dat u onnodig risico’s loopt en uw onderneming gezond houdt.

Mocht het een keer voorkomen dat een dubieuze debiteur uw rekening niet op tijd betaalt, dan wilt natuurlijk zo veel mogelijk het verlies beperken. Maar hoe kunt u dit voor uw bedrijf zo goed mogelijk organiseren? Dat leest u verderop in dit artikel.

Klanten en relaties beheren in online debiteurenadministratie

Heeft u zelf een systeem bedacht waarin u uw relaties goed beheerd en onder controle houdt? Dat kan als u niet al te veel klanten heeft eenvoudig in Excel of andere handmatige lijstjes. Ook worden hiervoor vaak gebruiksvriendelijke en geautomatiseerde CRM systemen gebruikt. Dat is een beetje afhankelijk ook van de grootte van uw bedrijf en uw eigen voorkeuren natuurlijk. 

CRM staat voor Customer Relationship Management, en vormt kortweg uw klantbeheer. In zo’n systeem kunt u op eenvoudige wijze al uw relatiecorrespondentie bijhouden, waardoor u altijd weet wat er speelt tussen uw onderneming en uw klanten.

Een extra toegevoegde waarde is om uw klant- of relatiebeheer te koppelen aan ons factuur- of boekhoudprogramma, zodat uw facturen automatisch gekoppeld worden aan uw relaties.

Automatiseren debiteurenbeheer
Het automatiseren van de debiteurenadministratie levert u niet alleen ontzettend veel tijdswinst op, u heeft ook meer controle over wie er wel en niet op tijd uw facturen betaalt. Kortom, u bent zelf ‘in charge’ over uw eigen financiële huishouding.

Inzicht in uw debiteuren

Zorg er voor dat er niet te veel geld ‘vast zit’ in debiteuren. Dit zorgt er voor dat dit de groei van uw onderneming in gevaar kunt brengen. U heeft minder geld te besteden om zelf investeringen te doen of uw eigen rekeningen te betalen. Dat is toch zonde? En klinkt als onnodig. Door regelmatig te controleren of uw facturen door uw debiteuren betaald zijn kunt u tijdig actie ondernemen en erger voorkomen.

Openstaande facturen

Als uw facturen eens niet betaald worden is dat erg zuur. U loopt hierdoor het risico dat u uw eigen facturen niet kunt betalen. Het is daarom belangrijk dat u inzicht heeft in de personen en/of bedrijven die bij u nog een betalingsverplichting hebben. Zo heeft u meer grip op de situatie, weet u altijd of er nog openstaande facturen zijn en komt u niet voor verrassingen te staan.

Een goed facturatieproces zorgt er voor dat u als ondernemer een kleiner risico loopt op betalingsvertragingen, betalingsachterstanden en (onnodige) geldproblemen.

Omloopsnelheid debiteuren

Een belangrijke factor in het succesvol opvolgen van openstaande facturen is het bepalen van een logische en duidelijke betalingstermijn. De meest voorkomende betalingstermijn voor facturen is 30 dagen.

Met een goed debiteurenbeleid zorgt u er voor dat er voldoende cashflow beschikbaar is om zelf verder te ondernemen en investeren. De omloopsnelheid debiteuren speelt hierin een belangrijke rol.

Het is voor u als ondernemer belangrijk om factuurbetalingen zo snel als mogelijk te incasseren. Dat kunt u binnen uw debiteurenadministratie bijvoorbeeld berekenen met het DSO (Days Sales Outstanding) ratio. Dit is een cijfer die aangeeft hoe lang het gemiddeld duurt voor uw bedrijf een factuur betaalt krijgt nadat een product of dienst geleverd is. Enorm belangrijk voor uw organisatie dus! De DSO is van grote invloed op de cashflow en gezondheid van uw onderneming.

Optimaliseren inkomende geldstromen
U kunt zich voorstellen dat debiteuren een grote rol spelen op de financiële huishouding van uw organisatie. Als u uw cashflow onder controle houdt en verder optimaliseert, dan krijgt u minder snel te maken met betalingsproblemen. U kunt in uw debiteurenbeheer er op inspelen en een actieve rol spelen in het benaderen van externe klanten bij het betalen van facturen.

8 tips om er voor te zorgen dat uw debiteuren op tijd betalen

Niets is zo vervelend als klanten die (te) laat of helemaal niet betalen. Hoe zorgt u ervoor dat uw facturen wél worden betaald? Een aantal tips:

• Verstuur uw facturen zo snel mogelijk.
• Wees duidelijk met uw betaaltermijn en vermeld deze altijd op uw facturen.
• Zet een betaallink op uw facturen, zodat uw klant direct via de link kan betalen.
• Voorkom fouten op uw facturen en hou rekening met de gestelde eisen voor factureren.
• Check regelmatig uw open posten. Wie moet er nog betalen?
• Stuur na een tijdje een vriendelijke betalingsherinnering als een betaling niet op tijd binnenkomt.
• Probeer er samen uit te komen, ook als u na een herinnering geen reactie krijgt.
• Lukt dit niet? Schakel als laatste redmiddel een incassobureau in.

Debiteurenbeheer in e‑Boekhouden.nl

Bovenstaande stappen kunt u gemakkelijk doorlopen als u gebruikmaakt van het online boekhoudprogramma van e‑Boekhouden.nl. U maakt hierin gemakkelijk uw facturen inclusief betaallink en verstuurt ze direct naar uw klanten. Uw betalingsherinneringen verstuurt u geheel automatisch en zelfs het inschakelen van een incassobureau gaat via ons boekhoudprogramma.

"E-Boekhouden.nl ontzorgt u ook op het gebied van debiteurenbeheer"

Waarom investeren in debiteurenbeheer?

Het is altijd fijn om alle financiële zaken met uw klanten goed te regelen. We sommen nog eens op waarom een investering in het automatiseren van de het debiteurenbeheer in uw voordeel werkt:

• U ontvangt vaker op tijd uw geld van openstaande facturen
• U hoeft uw debiteuren niet voor te financieren
• U heeft direct beschikking over uw geld
• U houdt de cashflow onder controle
• U heeft minder incassozorgen
• U verkleint het risico op een faillissement, veroorzaakt door problemen van andere ondernemingen. Het komt regelmatig voor dat bedrijven failliet gaan door debiteurenverliezen.

Veelgestelde vragen
Waar staan debiteuren op de balans?
Debiteuren staan aan de linkerkant, de activazijde, de debetkant, van de balans.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Een dubieuze debiteur is een onzekere afnemer van uw product of dienst waarvan het niet zeker is dat de factuur ooit betaald gaat worden. Vaak staan facturen al geruime tijd open, is de betalingstermijn verstreken en komt er geen reactie op herinneringen. Een factuur zal in dit soort gevallen als ‘oninbaar’ worden aangeduid.
Hoe boekt u oninbare facturen (het verlies van dubieuze debiteuren) in?
Een factuur is definitief oninbaar wanneer u voor een vordering een incassotraject heeft doorlopen zonder resultaat, of wanneer een klant failliet is. Een factuur wordt als oninbaar aangemerkt uiterlijk 1 jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum. Heeft u zelden oninbare facturen? Dan kunt u in uw boekhouding het verlies inboeken door een creditfactuur naar aanleiding van oninbare vordering aan te maken. Zodoende kunt u de facturen met elkaar gaan verrekenen. Heeft u met regelmaat te maken met dubieuze debiteuren? Dan kunt u voor oninbare facturen een nieuw grootboek aanmaken. De factuur wordt dan weggeboekt door middel van een ‘oninbare vordering’.

Debiteurenadministratie gratis uitproberen

In onze software ziet u in één oogopslag welke facturen er nog niet zijn betaald, wanneer de betalingstermijn vervalt en of u wanbetalers heeft. Handig toch? Zo loopt u niet onnodig omzet mis, omdat u niet in de gaten hebt dat er nog facturen betaald moeten worden!

Wacht niet langer en probeer het gratis en vrijblijvend uit.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen