Debiteuren

Debiteuren, wat zijn dat? En wat is nu eigenlijk het verschil met een crediteur? Wij hebben het allemaal voor je op een rij gezet, zodat je nooit meer hoeft te twijfelen.

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn de klanten waarvan je nog geld moet krijgen. Als je een factuur verstuurt, verwacht je dat deze binnen een bepaalde tijd wordt betaald.

Stel dat je hebt gesleuteld aan de cv-ketel van de familie Beerens. Je stuurt een factuur en vanaf dat moment is de familie Beerens een debiteur. Je hebt namelijk een klus gedaan en dat moet nog betaald worden. De familie Beerens heeft dus een ‘schuld’. Wanneer zij de factuur betalen, zijn ze géén debiteur meer, want zij hoeven je dan niets meer te betalen.

Het verschil tussen debiteuren en crediteuren

Het tegenovergestelde van een debiteur is een crediteur. Een crediteur is namelijk iemand die nog geld moet krijgen van zijn klanten. De familie Beerens is de debiteur, jij bent in dit voorbeeld de crediteur.

Stel dat je voor de onderhoudsbeurt een aantal filters hebt ingekocht bij jouw leverancier, maar deze nog niet hebt betaald. Dan is jouw leverancier een crediteur, want hij moet nog geld van jou krijgen en jij bent de debiteur, want je moet nog betalen.

Debiteuren ezelsbruggetje

Maar hoe zorg je er nu voor dat je dit niet meer snel vergeet? Wij hebben voor jou een makkelijk ezelsbruggetje. Een handig ezelsbruggetje om het verschil tussen debiteuren en crediteuren te kunnen onthouden is de volgende zin:

Debiteurenbeheer zelf slim regelen

Met het boekhoud- en factuurprogramma van e‑Boekhouden.nl zie je in één oogopslag welke facturen er nog niet zijn betaald, wanneer de betalingstermijn vervalt en of je wanbetalers hebt. Handig toch? Zo loop je niet onnodig omzet mis, omdat je niet in de gaten hebt dat er nog facturen betaald moeten worden! Wacht niet langer en probeer het gratis en vrijblijvend uit.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Debiteurenadministratie

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel binnen jouw boekhouding. Het is verstandig om een duidelijk debiteurenbeleid te voeren en alle financiële gegevens van jouw klanten op een correcte wijze op te nemen in jouw financiële administratie. Dit vergt veel tijd, maar het is ook voor de continuïteit van je bedrijf van essentieel belang om de processen rondom je betalingen goed te hebben geregeld. Zo voorkom je dat je onnodig risico’s loopt en zorg je dat je jouw onderneming gezond houdt.

Mocht het een keer voorkomen dat een dubieuze debiteur jouw rekening niet op tijd betaalt, dan wil je natuurlijk zo veel mogelijk het verlies beperken. Maar hoe kun je dit voor jouw bedrijf zo goed mogelijk organiseren? Dat lees je verderop in dit artikel.

Klanten en relaties beheren in online debiteurenadministratie

Heb je zelf een systeem bedacht waarin je jouw relaties goed beheerd en onder controle houdt? Dat kan als je niet al te veel klanten hebt eenvoudig in Excel of andere handmatige lijstjes. Ook worden hiervoor vaak gebruiksvriendelijke en geautomatiseerde CRM systemen gebruikt. Dat is een beetje afhankelijk ook van de grootte van jouw bedrijf en je eigen voorkeuren natuurlijk. 

CMS staat voor Customer Relationship Management, en vormt kortweg jouw klantbeheer. In zo’n systeem kun je op eenvoudige wijze al jouw relatiecorrespondentie bijhouden, waardoor je altijd weet wat er speelt tussen jouw onderneming en jouw klanten.

Een extra toegevoegde waarde is om jouw klant- of relatiebeheer te koppelen aan ons factuur- of boekhoudprogramma, zodat jouw facturen automatisch gekoppeld worden aan jouw relaties.

Automatiseren debiteurenbeheer
Het automatiseren van de debiteurenadministratie levert je niet alleen ontzettend veel tijdswinst op, je hebt ook meer controle over wie er wel en niet op tijd jouw facturen betaalt. Kortom, je bent zelf ‘in charge’ over je eigen financiële huishouding.

Inzicht in jouw debiteuren

Zorg ervoor dat er niet te veel geld ‘vast zit’ in debiteuren. Dit zorgt ervoor dat dit de groei van je onderneming in gevaar kan brengen. Je hebt minder geld te besteden om zelf investeringen te doen of je eigen rekeningen te betalen. Dat is toch zonde? En klinkt als onnodig. Door regelmatig te controleren of je facturen door jouw debiteuren betaald zijn, kun je tijdig actie ondernemen en erger voorkomen.

Openstaande facturen

Als jouw facturen eens niet betaald worden is dat erg zuur. Je loopt hierdoor het risico dat je jouw eigen facturen niet kunt betalen. Het is daarom belangrijk dat je inzicht hebt in de personen en/of bedrijven die bij jou nog een betalingsverplichting hebben. Zo heb je meer grip op de situatie, weet je altijd of er nog openstaande facturen zijn en kom je niet voor verrassingen te staan.

Een goed facturatieproces zorgt ervoor dat jij als ondernemer een kleiner risico loopt op betalingsvertragingen, betalingsachterstanden en (onnodige) geldproblemen.

Omloopsnelheid debiteuren

Een belangrijke factor in het succesvol opvolgen van openstaande facturen is het bepalen van een logische en duidelijke betalingstermijn. De meest voorkomende betalingstermijn voor facturen is 30 dagen.

Met een goed debiteurenbeleid zorg je ervoor dat er voldoende cashflow beschikbaar is om zelf verder te ondernemen en investeren. De omloopsnelheid debiteuren speelt hierin een belangrijke rol.

Het is voor jou als ondernemer belangrijk om factuurbetalingen zo snel als mogelijk te incasseren. Dat kun je binnen jouw debiteurenadministratie bijvoorbeeld berekenen met het DSO (Days Sales Outstanding) ratio. Dit is een cijfer die aangeeft hoe lang het gemiddeld duurt voor jouw bedrijf een factuur betaald krijgt nadat een product of dienst geleverd is. Enorm belangrijk voor jouw organisatie dus! De DSO is van grote invloed op de cashflow en gezondheid van jouw onderneming.

Optimaliseren inkomende geldstromen
Je kunt je voorstellen dat debiteuren een grote rol spelen op de financiële huishouding van jouw organisatie. Als je jouw cashflow onder controle houdt en verder optimaliseert, dan krijg je minder snel te maken met betalingsproblemen. Je kunt in jouw debiteurenbeheer er op inspelen en een actieve rol spelen in het benaderen van externe klanten bij het betalen van facturen.

8 tips om er voor te zorgen dat jouw debiteuren op tijd betalen

Niets is zo vervelend als klanten die (te) laat of helemaal niet betalen. Hoe zorg je ervoor dat jouw facturen wél worden betaald? Een aantal tips:

• Verstuur je facturen zo snel mogelijk.
• Wees duidelijk met je betaaltermijn en vermeld deze altijd op je facturen.
• Zet een betaallink op je facturen, zodat je klant direct via de link kan betalen.
• Voorkom fouten op je facturen en hou rekening met de gestelde eisen voor factureren.
• Check regelmatig jouw open posten. Wie moet er nog betalen?
• Stuur na een tijdje een vriendelijke betalingsherinnering als een betaling niet op tijd binnenkomt.
• Probeer er samen uit te komen, ook als je na een herinnering geen reactie krijgt.
• Lukt dit niet? Schakel als laatste redmiddel een incassobureau in.

Debiteurenbeheer in e‑Boekhouden.nl

Bovenstaande stappen kun je gemakkelijk doorlopen als je gebruikmaakt van het online boekhoudprogramma van e‑Boekhouden.nl. Je maakt hierin gemakkelijk jouw facturen inclusief betaallink en verstuurt ze direct naar jouw klanten. Jouw betalingsherinneringen verstuur je geheel automatisch en zelfs het inschakelen van een incassobureau gaat via ons boekhoudprogramma.

"E-Boekhouden.nl ontzorgt jou ook op het gebied van debiteurenbeheer"

Waarom investeren in debiteurenbeheer?

Het is altijd fijn om alle financiële zaken met je klanten goed te regelen. We sommen nog eens op waarom een investering in het automatiseren van de het debiteurenbeheer in jouw voordeel werkt:

• Je ontvangt vaker op tijd je geld van openstaande facturen
• Je hoeft je debiteuren niet voor te financieren
• Je hebt direct beschikking over jouw geld
• Je houdt de cashflow onder controle
• Je hebt minder incassozorgen
• Je verkleint het risico op een faillissement, veroorzaakt door problemen van andere ondernemingen. Het komt regelmatig voor dat bedrijven failliet gaan door debiteurenverliezen.

Veelgestelde vragen
Waar staan debiteuren op de balans?
Debiteuren staan aan de linkerkant, de activazijde, de debetkant, van de balans.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Een dubieuze debiteur is een onzekere afnemer van jouw product of dienst waarvan het niet zeker is dat de factuur ooit betaald gaat worden. Vaak staan facturen al geruime tijd open, is de betalingstermijn verstreken en komt er geen reactie op herinneringen. Een factuur zal in dit soort gevallen als ‘oninbaar’ worden aangeduid.
Hoe boek je oninbare facturen (het verlies van dubieuze debiteuren) in?
Een factuur is definitief oninbaar wanneer je voor een vordering een incassotraject hebt doorlopen zonder resultaat, of wanneer een klant failliet is. Een factuur wordt als oninbaar aangemerkt uiterlijk 1 jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum. Heb je zelden oninbare facturen? Dan kun je in jouw boekhouding het verlies inboeken door een creditfactuur naar aanleiding van oninbare vordering aan te maken. Zodoende kun je de facturen met elkaar gaan verrekenen. Heb je met regelmaat te maken met dubieuze debiteuren? Dan kun je voor oninbare facturen een nieuw grootboek aanmaken. De factuur wordt dan weggeboekt door middel van een ‘oninbare vordering’.

Debiteurenadministratie gratis uitproberen

In onze software zie je in één oogopslag welke facturen er nog niet zijn betaald, wanneer de betalingstermijn vervalt en of je wanbetalers hebt. Handig toch? Zo loop je niet onnodig omzet mis, omdat je niet in de gaten hebt dat er nog facturen betaald moeten worden!

Wacht niet langer en probeer het gratis en vrijblijvend uit.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen