Vrachtbrief
Voor nationaal en internationaal beroepsgoederenvervoer moet je in de meeste gevallen een vrachtbrief bij je hebben. Maar wat is een vrachtbrief en wanneer is deze verplicht? We leggen het je uit.
Wat is een vrachtbrief?
Voor beroepsgoederenvervoer is het in de meeste gevallen wettelijk verplicht een vrachtbrief bij je hebben. Een vrachtbrief is de vastlegging van de overeenkomst over de lading tussen de afzender, de vervoerder en de geadresseerde. De vrachtbrief is een juridisch bewijs van de vervoersopdracht en regelt de aansprakelijkheid bij schade, manco of vertraging.
Waarom moet je een vrachtbrief hebben?
Een kloppende vrachtbrief is belangrijk voor een correcte levering van goederen. De afzender van de goederen maakt de vrachtbrief op. De vervoerder, ofwel de chauffeur, controleert of de levering klopt met de vrachtbrief. Bij ontvangst controleert de geadresseerde of de levering klopt zoals omschreven op de vrachtbrief.
Een vrachtbrief is daarmee een belangrijk bewijsmiddel in geval van schade, een incomplete levering of vertraging. Zowel afzender als vervoerder en geadresseerde tekenen de vrachtbrief na controle. Om die reden worden er ook drie exemplaren opgemaakt (indien het een papieren en geen elektronische vrachtbrief is).
Wat staat er in een vrachtbrief?
In de vrachtbrief moeten minimaal de volgende zaken vermeld worden:
- Naam en adres van de afzender waar de lading vandaan komt;
- De vervoerder die de goederen vervoert;
- Naam en adres van de geadresseerde waar de lading naartoe gaat;
- De inhoud van de lading;
- Het brutogewicht of de hoeveelheid van de lading.
Hulp bij vrachtdocumenten
Maak eenvoudig afleverbonnen, facturen, pakbonnen en meer bij e‑Boekhouden.nl.
Wie maakt de vrachtbrief op?
De opdrachtgever, ofwel de afzender van de goederen, moet de vrachtbrief opstellen en aan de vervoerder meegeven. De afzender is verplicht om de vrachtbrief volledig en naar waarheid in te vullen. Daarbij is de afzender aansprakelijk voor alle kosten en schade als deze het gevolg zijn van onjuiste of onvolledige invulling.
Welke soorten vrachtbrieven zijn er?
Er zijn verschillende soorten vrachtbrieven. De belangrijkste en meest gebruikte vrachtbrieven in Nederland zijn:
- De AVC-vrachtbrief voor binnenlands vervoer;
- De CMR-vrachtbrief voor internationaal transport.
Tegenwoordig zie je steeds vaker elektronische versies van deze vrachtbrieven. Controleer bij gebruik van de digitale CMR-vrachtbrief, ook wel e-CMR genoemd, goed of het land van bestemming heeft getekend voor het e-CMR protocol. Zo niet, dan kun je de e-CMR niet gebruiken.
Wat is een AVC-vrachtbrief?
AVC staat voor Algemene Vervoerscondities (2002). Dit zijn algemene voorwaarden die je kunt gebruiken bij beroepsgoederenvervoer binnen Nederland. De AVC-vrachtbrief is dus ook alleen geldig binnen Nederland. Voor internationaal goederenvervoer over de weg gelden andere regels en kun je in de meeste gevallen de CMR-vrachtbrief gebruiken.
De gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief kun je ook voor binnenlands vervoer in Nederland gebruiken. Dit zorgt met name voor een hogere aansprakelijkheid. Vervoerders die zowel nationaal als internationaal transporteren, maken vaak gebruik van de gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief. De AVC-bepalingen zijn dan een aanvulling op de CMR-bepalingen.
Wat is een CMR-vrachtbrief?
CMR staat voor Convention relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route. In het Nederlands: Verdrag betreffende de overeenkomst tot internationaal vervoer van goederen over de weg. Bij internationaal beroepsgoederenvervoer tussen landen die lid zijn van het CMR-verdrag is het verplicht een CMR-vrachtbrief mee te nemen.
Het CMR-verdrag is echter dwingend; ook als er geen vrachtbrief aanwezig is, gelden de bepalingen uit het CMR-verdrag. Het CMR-verdrag is een verdrag tussen bijna alle Europese landen en een aantal Afrikaanse en Aziatische landen, over juridische regels rondom goederenvervoer over de weg.
Vrachtbrief voorbeeld
Een vrachtbrief is een officieel document dat je koopt bij een erkende drukker of erkende softwareleverancier. Op de vrachtbrief vermeld je ook welke documenten je naast de vrachtbrief meegeeft. Vermeld hier ook eventuele instructies, als er bijvoorbeeld iets afgetekend moet worden. Dit kan een factuur zijn, een pakbon, afleverbon of douanepapieren.
Je vindt hier voorbeelden van zowel een AVC-vrachtbrief als een gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief.
Voorbeeld AVC-vrachtbrief ingevuld
Bekijk en download hier een voorbeeld van een AVC-vrachtbrief.
Voorbeeld CMR-vrachtbrief ingevuld
Bekijk en download hier een voorbeeld van een CMR-vrachtbrief.
Voorbeeld afleverbon bij vrachtbrief
Je kunt facturen, pakbonnen, afleverbonnen en nog veel meer maken in jouw e‑Boekhouden.nl account. Vaak wordt een afleverbon meegeleverd met de vrachtbrief. Op een afleverbon kun je vermelden wat er precies in de lading zit en je kunt een regel toevoegen voor datum, naam en handtekening voor akkoord.
De afleverbon voeg je toe in tweevoud en laat je ondertekenen door de geadresseerde. Deze geeft één ondertekende versie mee aan de vervoerder, zo voorkom je later eventuele problemen over de vracht. Indien vracht en afleverbon niet overeen komen, noteer je dit op de afleverbon en ondertekenen zowel vervoerder als geadresseerde beide versies.
Tip: maak een sjabloon in e‑Boekhouden.nl voor de documenten die je vaker wil aanmaken.
Bekijk en download hier een voorbeeld van een afleverbon van e‑Boekhouden.nl.
Is een vrachtbrief verplicht?
Bij zowel nationaal als internationaal beroepsgoederenvervoer is het gebruik van een vrachtbrief verplicht. Naast verplicht is een vrachtbrief ook nuttig voor de afzender, vervoerder en geadresseerde. De vrachtbrief dient als belangrijk bewijsmiddel omdat het informatie bevat over de betrokken partijen en de inhoud en de omvang van de lading.
Krijg je een boete als je geen vrachtbrief hebt?
Ja. Als je bij beroepsgoederenvervoer in Nederland geen vrachtbrief kunt tonen tijdens een controle, dan wordt dit gezien als een economisch delict. De boete hiervoor is € 180. Buiten Nederland zijn de boetes vaak echter veel hoger. Neem dus zeker een vrachtbrief mee als dit nodig is. Neem geen vrachtbrief mee als dit niet nodig is, dit kan onnodig voor verwarring zorgen bij controle.
Wanneer hoef je geen vrachtbrief te hebben?
In een aantal gevallen is het niet nodig om een vrachtbrief te gebruiken. Een vrachtbrief is niet verplicht bij binnenlands vervoer van:
- Levende dieren;
- Landbouwproducten van teeltplaats naar veiling en lege verpakkingsmiddelen van veiling naar teeltplaats;
- Inboedels;
- Losgestorte goederen;
- Postzendingen;
- Eigen vervoer, ook niet bij vervoer buiten Nederland.
Een vrachtbrief is ook niet nodig binnen het CMR-verdrag bij vervoer van:
- Inboedels;
- Postzendingen door TNT Post;
- Eigen vervoer.
Controle van een vrachtbrief
De vrachtbrief wordt opgemaakt door de afzender en gecontroleerd door de vervoerder vóórdat deze ermee gaat rijden en door de geadresseerde bij ontvangst. Daarnaast kan het zijn dat de vracht onderweg wordt gecontroleerd door politie of inspectie. Zonder vrachtbrief weten laatstgenoemden niet wat ze moeten controleren, je riskeert dan een boete.
Controle door vervoerder en geadresseerde
Zowel bij nationaal als internationaal beroepsgoederenvervoer dient er een vrachtbrief aanwezig te zijn. De vervoerder moet bij ontvangst van de goederen controleren of de goederen overeenkomen met de omschrijving op de vrachtbrief. De vervoerder maakt een aantekening op de vrachtbrief als er schade of manco is geconstateerd en ondertekent de vrachtbrief.
Indien er geen handtekening aanwezig is, mag je ervan uitgaan dat de vervoerder akkoord is gegaan. Als de goederen vervolgens in slechtere staat bij de geadresseerde aankomen, is de vervoerder aansprakelijk. De vrachtbrief is hier dus het bewijs van. Bij aflevering van de goederen controleert de geadresseerde de goederen op dezelfde manier en ondertekent de vrachtbrief.
Controle door inspectie onderweg
Bij goederenvervoer kan het voorkomen dat de politie of de inspectie de vracht onderweg wil controleren. Er wordt in Nederland, België en andere lidstaten van de EU niet alleen gecontroleerd of een vrachtbrief aanwezig is, maar ook of de ingevulde gegevens juist en volledig zijn.
Kan ik de elektronische vrachtbrief gebruiken?
In de Benelux is het mogelijk om een elektronische vrachtbrief te gebruiken, namelijk de e-CMR vrachtbrief. Dit is een pilot die tot 2025 loopt. Hierbij moet gebruik gemaakt worden van een erkende softwareleverancier. Efficiënt werken is steeds belangrijker en een digitale vrachtbrief draagt hieraan bij.
De digitale vrachtbrief heeft een aantal voordelen, zoals:
- Kostenbesparing;
- De leesbaarheid;
- Milieuvriendelijkheid.
Bij de digitale vrachtbrief zijn er minder administratieve handelingen nodig dan bij de papieren versie en dit kost minder tijd. Omgerekend bespaar je per document maar liefst € 13. Deze besparing kan aardig oplopen als er meerdere vrachtbrieven per dag worden gebruikt. Daarnaast heb je geen last meer van onleesbare handschriften en is het beter voor het milieu om minder papier te gebruiken.
| Veelgestelde vragen | |||||||||
Wat is het verschil tussen de AVC-vrachtbrief en de CMR-vrachtbrief? |
 |
||||||||
|
De CMR-vrachtbrief is dwingend en afwijken hierop is niet toegestaan. De AVC-vrachtbrief wordt daarom gezien als een aanvulling hierop, omdat de AVC-vrachtbrief meer punten behandelt dan de CMR-vrachtbrief. Aanvullingen van de AVC-vrachtbrief zijn pand- en retentierecht, laden en lossen, opzegging en opslag. Daarentegen is de aansprakelijkheid bij een CMR-vrachtbrief hoger dan bij een AVC-vrachtbrief:
|
|||||||||
Wat is het verschil tussen een vrachtbrief en een pakbon? |
|
||||||||
|
Op een pakbon staat welke goederen je precies naar een klant stuurt in de desbetreffende levering. Soms worden de goederen van één factuur verdeeld over meerdere leveringen, dus met een pakbon weet de klant precies wat er op dat moment geleverd wordt. De pakbon stuur je daarom mee in de doos naar de klant. Een vrachtbrief is een vastlegging van de overeenkomst tussen partijen. Deze moet je bij beroepsgoederenvervoer in de meeste gevallen bij je hebben. De vrachtbrief moet ook ondertekend worden door afzender, vervoerder en geadresseerde na controle van de vracht. Deze stop je dus niet in een doos. |
|||||||||
Moet je een vrachtbrief ondertekenen? |
|
||||||||
|
Ja, na controle van de lading moet je de vrachtbrief ondertekenen. Als je dit niet doet, ga je automatisch akkoord met de lading zoals deze is. Je bent dan ook aansprakelijk bij schade die er al was voordat je de goederen in ontvangst nam. Controleer de lading daarom goed bij ontvangst en maak aantekeningen van schade of manco voordat je de vrachtbrief ondertekent. Bij voorkeur zet elke partij ook een bedrijfsstempel en de naam van degene die ondertekent. |
|||||||||
Moet je een vrachtbrief bewaren? |
|
||||||||
|
Ja. Vrachtbrieven vallen ook onder de bewaarplicht van de documenten van je onderneming. Deze administratie moet je als administratieplichtige minimaal 7 jaar bewaren.
|
|||||||||
Je vrachtdocumenten gemakkelijk klaarmaken
Maak sjablonen en maak eenvoudig afleverbonnen, pakbonnen, facturen en meer via ons online boekhoudprogramma e‑Boekhouden.nl.
Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn hebben we een proefperiode van 14 dagen. Wanneer jij korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent, dan is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden van je onderneming volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies als bankkoppelingen, scan & herken en gebruik van de mobiele app.