Kolommenbalans
De term kolommenbalans hoort menig ondernemer meer dan eens voorbijkomen. Toch krabben vele ondernemers zich achter de oren wanneer het aankomt op iets wat met de boekhouding te maken heeft. Zij weten niet wat de kolommenbalans inhoudt, waar deze voor wordt gebruikt en of zij deze überhaupt nodig hebben. Wanneer je meer weet over boekhoudtermen als de kolommenbalans wordt inschattingen maken en risico’s beperken een stuk gemakkelijker.
Voor een vast laag bedrag per maand kun je de gehele boekhouding automatiseren met e‑Boekhouden.nl. Ons systeem maakt desgewenst een begin- of eindbalans en kolommenbalans op basis van de beschikbare informatie. Hoe meer informatie je ons systeem geeft, hoe inzichtelijker alles wordt. Ook jij kunt daarvan profiteren, zowel nu als in de toekomst. e‑Boekhouden.nl maakt boekhouden leuk.
De kolommenbalans uitgelegd
Je creëert een kolommenbalans door alle grootboekrekeningen bij elkaar te pakken en deze in kolommen onder elkaar te zetten. De grootboekrekeningen vermeld je links, het totaalsaldo vermeld je rechts. Het totaalsaldo moet worden verdeeld in twee posten: debet en credit. Meer informatie over grootboekrekeningen volgt later.
Nadat je alle grootboekrekeningen en totaalsaldo’s hebt opgesteld, heb je een overzicht gecreëerd in kolomvorm. De kolommenbalans is daarmee gemaakt. Met deze balans ben je in staat om de winst- en verliesrekening op te stellen, daarnaast is deze kolommenbalans nodig om een begin- of eindbalans te maken. De beginbalans wordt aan het begin van het boekjaar gemaakt. De eindbalans maakt men logischerwijs aan het einde van het jaar.
Wist je dat de meeste ondernemers kiezen voor een eindbalans?
Door de balansen van meerdere jaren naast elkaar te leggen, krijg je inzicht in de prestaties van jouw onderneming of de organisatie waar je werkzaam bent. Ook kunnen er op basis van deze gegevens beter keuzes worden gemaakt. Enkele voorbeelden zijn het maken van investeringen of aantrekken van vreemd vermogen.
Boekhouden makkelijk maken met e‑Boekhouden.nl
Graag de touwtjes in handen hebben, maar de boekhouding van jouw onderneming wel vereenvoudigen? Probeer e‑Boekhouden.nl nu tijdelijk gratis!
Waaruit bestaat een kolommenbalans
Proefbalans
Het eerste onderdeel van de kolommenbalans is de proefbalans, dit is een overzicht van de totaalbedragen van de grootboekrekeningen.
Een grootboekrekening is een verzameling van inkomsten en uitgaven die onder hetzelfde onderwerp vallen. Voor iedere grootboekrekening wordt er op de kolommenbalans een totaalsaldo toegevoegd, op die manier wordt het overzichtelijk welke inkomsten en uitgaven waar vandaan komen.
Voorbeelden van een grootboekrekening kunnen zijn:
- Personeelskosten;
- Huisvestingskosten;
- Reiskosten;
- Afschrijvingen;
- Belasting;
- Schulden.
Zo zijn er nog een aantal op te noemen. Het is lastig om vooraf aan te geven welke grootboekrekeningen voor jouw onderneming relevant zijn, dit verschilt namelijk per onderneming. Een onderneming met 10 accountmanagers in dienst die wereldwijd opereren heeft meer reiskosten dan een ondernemer die vanuit huis werkt.
Door de kosten van jouw onderneming goed in beeld te brengen, krijg je met de begin- of eindbalans een compleet overzicht van alle inkomsten en uitgaven.
Saldibalans
Op de saldibalans neemt men de gegevens van de proefbalans en verrekent deze. Hier komt een saldo uit, deze wordt vermeld op de saldibalans. De saldibalans is een gedetailleerd overzicht van grootboekrekeningen die in de proefbalans stonden.
Een saldibalans wordt altijd op basis van de proefbalans opgesteld. Een saldo dat op de debetzijde staat van de proefbalans, komt ook op de debetzijde van jouw saldibalans te staan. Met de creditzijde is dit niet anders.
De uiteindelijke eindresultaten van de debet- en creditzijde van de saldibalans moeten gelijk aan elkaar zijn. Is dit niet het geval, dan is er geen sprake van een ‘balans’. Dit principe geldt voor alle balansen binnen de boekhouding, van eindbalans tot proefbalans.
Resultatenrekening
Om een resultatenrekening op te stellen, heb je de saldibalans nodig. De resultatenrekening wordt in de volksmond ook wel de winst- en verliesrekening genoemd. Deze resultatenrekening is onderdeel van de kolommenbalans en geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van een onderneming in een bepaalde periode.
Door alle inkomsten (omzet) te verminderen met alle gemaakte kosten wordt de brutowinst berekend. Nadat alle verplichte belasting is verrekend blijft er een bedrag over, dit noemt men de ‘nettowinst’.
Brutowinst:
Totale omzet – totale kosten
Nettowinst:
Brutowinst – af te dragen belasting
Eindbalans
Door ondernemers en andere mensen die zich niet vaak met de boekhouding bezighouden, wordt de kolommenbalans nog wel eens verward met de eindbalans. Dat mag direct duidelijk zijn: dat zijn twee verschillende elementen binnen de boekhoudwereld. Niet hetzelfde, maar ze hebben wel degelijk met elkaar te maken.
De eindbalans is een overzicht van alle bezittingen, schulden en leningen over een bepaalde periode. In de meeste gevallen kiest men ervoor om ieder jaar een eindbalans te maken, op 31 december. Wanneer de verschillende eindbalansen van meerdere jaren naast elkaar kunnen worden gelegd, kan men zien of het goed gaat met de onderneming.
Een vraag die gesteld kan worden is de volgende: hebben de keuzes van de afgelopen jaren voor het gewenste effect gezorgd? Bijvoorbeeld het aantrekken van vreemd vermogen of bepaalde koerswijzigingen. Het antwoord hierop kan men aflezen van een begin- of eindbalans.
De eindbalans is altijd een momentopname, vaak op 31 december. Het jaar komt ten einde, tijd om letterlijk ‘de balans op te maken’.
Het opstellen van een eindbalans is verplicht voor ondernemers, onder andere voor de belastingdienst. De reden dat uitgaven en inkomsten gelijk moeten zijn is dat het bezit door iets of iemand gefinancierd moet worden. Een eindbalans is enkel voor eenmanszaken en de rechtsvorm ‘VOF’ verplicht.
Probeer e‑Boekhouden.nl nu gratis!
Het opstellen van een kolommenbalans, proefbalans of saldibalans kan geautomatiseerd worden. Hoe? Door de boekhouding bij e‑Boekhouden.nl onder te brengen!
Een eenvoudig onlinesysteem waardoor de gehele boekhouding inzichtelijk wordt, je niet meer voor verrassingen komt te staan en dat volledig geautomatiseerd de balansen opmaakt. Probeer e‑Boekhouden.nl nu tijdelijk gratis uit en maak het ondernemersleven nóg leuker!
Voor wie is het opstellen van een kolommenbalans relevant
Het aanleveren en opstellen van een balans is voor het merendeel van de ondernemers verplicht, in principe is het opstellen van een kolommenbalans altijd en voor iedere ondernemer relevant. Zonder kolommenbalans, geen eindbalans. Een kolommenbalans geeft ook inzicht in de financiële situatie van de onderneming of organisatie.
Waar worden (te) veel kosten gemaakt? Waar komt veel geld binnen waarvan we dat nog niet wisten? Hoe hebben bepaalde keuzes uitgepakt? Allemaal vragen waar je als ondernemer antwoord op krijgt wanneer je een kolommenbalans, winst- en verliesrekening en eindbalans opmaakt of op laat maken.
Gezond ondernemen is het minimaliseren van risico’s door inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van jouw onderneming. Met dit inzicht kun je eenvoudiger inschattingen maken en investeren, ervoor zorgen dat jouw onderneming nog verder groeit en bijvoorbeeld vreemd vermogen aantrekken om doelen te behalen.
Inzicht in verschillende periodes met kolommenbalans
Een begin- of eindbalans is een momentopname, in principe geldt voor de kolommenbalans hetzelfde. De kolommenbalans kan echter wel op verschillende momenten in het jaar worden opgesteld. Op die manier wordt het voor een onderneming inzichtelijk welke periodes er beter of minder goed wordt gepresteerd. Hoe lang die periode is, dat bepaalt de organisatie zelf. Organisatie A kan ieder kwartaal een kolommenbalans opstellen, maar organisatie B kan ervoor kiezen om dit per halfjaar te doen.
Wanneer de leiding van een organisatie voor een andere strategie kiest, kan dit invloed hebben op het bedrijfsresultaat. In het verleden is gebleken dat ook de leiding van grote wereldwijde organisaties verkeerde keuzes kan maken welke desastreuze gevolgen hadden. Maar wat als de resultaten van bepaalde keuzes gemonitord kunnen worden? Dan kan men toch eerder bijstellen om eventueel verlies te beperken?
Met een kolommenbalans wordt dit mogelijk. Wanneer er een strategiewijziging wordt doorgevoerd, kan er vervolgens per kwartaal worden gekeken naar de resultaten binnen de kolommenbalans. Het draait namelijk niet alleen om de omzet, ook de kosten die gepaard gaan met een bepaalde strategie moeten worden meegenomen.
Investeringen inzichtelijk maken
Ditzelfde geldt voor het maken van investeringen. Ben je als beleidsbepaler van plan om een investering te maken waar je veel van verwacht? Wanneer deze investering daadwerkelijk is gemaakt, is het verstandig om regelmatig een kolommenbalans op te laten maken of deze zelf op te maken om in te zien of de investering voor de gewenste resultaten zorgt.
Hoe snel wordt de investering terugverdiend? Wordt er daadwerkelijk op de kosten bespaard omdat bepaalde bedrijfsprocessen zijn geautomatiseerd? Met aannames komen we soms ver, maar cijfers liegen niet. De cijfers zijn bepalend, deze worden inzichtelijk met een kolommenbalans.
Voor iedere ondernemer of leiding van een organisatie kan het (laten) opstellen van een kolommenbalans dus van levensbelang zijn. De andere kant van de medaille is natuurlijk het verder doorzetten van bepaalde beslissingen. Ziet men een positieve verandering binnen de resultatenrekening? Dan kan er worden opgeschaald.
De advertentiebudgetten worden verhoogd of een investering wordt ook op andere afdeling doorgevoerd. Die strategie die enkel door het salesteam werd gebruikt, die wordt nu door het hele bedrijf gehanteerd. Het succes begint met inzicht in de cijfers, daar heb je een kolommenbalans voor nodig.
Uitleg debet en credit
Een vraag die bij velen opkomt bij het opstellen van een balans, of het zoeken naar informatie over een balans, is waarom de debet- en creditzijde van een balans gelijk moeten zijn?
Om te beginnen is het belangrijk om te weten waar ‘debet’ en ‘credit’ uit bestaan. Debet posten zijn bezittingen, deze staan links op de balans. Aan de rechterzijde vindt men de credit posten, dit zijn de schulden van een organisatie.
Voorbeelden van bezittingen: machines, gebouwen, het wagenpark maar ook voorraad en liquide middelen. Liquide middelen hebben te maken met geld, bijvoorbeeld wat het bedrijf op dit moment ‘in kas’ heeft.
Voorbeelden van schulden: crediteuren, btw dat nog af moet worden gedragen en onder andere vreemd vermogen zoals leningen.
De hoogte van de bezittingen moet even hoog zijn als de hoogte van de schulden, hierop is geen enkele uitzondering mogelijk. De reden hiervan is dat het bezit door iets of iemand gefinancierd moet worden. Dit is ook het eerste waar een accountant naar kijkt.
Zelf een kolommenbalans opstellen
Een kolommenbalans zelf opstellen is mogelijk, het is wel belangrijk dat je de beschikking hebt over alle cijfers. Als eigenaar van een bedrijf is dit vanzelfsprekend geen probleem, maar medewerkers moeten soms toestemming vragen. Wanneer jouw werkgever heeft gevraagd een kolommenbalans op te stellen is het belangrijk dat je de volgorde kent, weet wat er in de balans moet worden verwerkt en welke cijfers waar horen te staan (debet & credit). Met volgorde bedoelen we de proefbalans, saldibalans, resultatenrekening en eindbalans.
Het opstellen van de kolommenbalans wordt een stuk eenvoudiger wanneer je, of de organisatie waar je werkzaam bent, gebruikmaakt van een boekhoudprogramma. Wist je dat je afschrijvingen, zowel maandelijkse als jaarlijkse, automatisch kunt laten verlopen via ons boekhoudprogramma? Dit doe je door gebruik te maken van de vaste activa-module.
Door voor een boekhoudprogramma te kiezen wordt ondernemen nóg leuker, eenvoudiger en winstgevender. Ook voor medewerkers is het werken met een boekhoudprogramma als dat van e‑Boekhouden.nl een verademing.
| Veelgestelde vragen | |||||||||
Is het opstellen van een kolommenbalans verplicht? |
 |
||||||||
|
Wanneer je een eenmanszaak of VOF (Vereniging Onder Firma) hebt, is het opleveren van een eindbalans verplicht. Ook een Zzp'er is dus verplicht tot het aanleveren van een balans. Een kolommenbalans is noodzakelijk voor het opstellen van een eindbalans, dus in principe ook verplicht te maken.
|
|||||||||
Wat is het verschil tussen debet en credit? |
|
||||||||
|
Wanneer er geld binnenkomt bij de organisatie, noemt men dit credit. Gaat er geld weg? Dan noemt men dit debet. Dit geld kan bijvoorbeeld uit worden gegeven aan het terugbetalen van schuldeisers, om investeringen te maken of om salaris te betalen. Debet staat links op de balans, credit altijd aan de rechterzijde.
|
|||||||||
Waarom zou ik een kolommenbalans opstellen? |
|
||||||||
|
Om een eindbalans te kunnen maken, welke verplicht is voor eenmanszaken en VOF, moet er een kolommenbalans worden gemaakt. Ook voor een bedrijf dat gebruikmaakt van andere rechtsvorm, zoals een BV of NV, kan het verstandig zijn om over een bepaalde periode een kolommenbalans op te (laten) stellen. Zo wordt het resultaat van bepaalde keuzes inzichtelijk!
|
|||||||||
Zelf boekhouden met e‑Boekhouden.nl!
Nu gratis starten met jouw online boekhouding!