Kasverschil

Het is belangrijk om een kasboek goed bij te houden, anders kunnen er kasverschillen ontstaan. Volgens de wet en de Belastingdienst als toezichthouder, zijn ondernemers verantwoordelijk voor het correct bijhouden het kasboek.

Hoe meer handmatige handelingen er zijn, hoe groter de kans op het maken van fouten. Een kasverschil is een van de meest voorkomende administratieproblemen van ondernemers.

Kasmutaties kunnen op verschillende manieren verwerkt worden. En er bestaan hoofdzakelijk twee manieren van kassaregistraties uit te voeren:

• Handmatig kasboek (op papier of in Excel).
• Geautomatiseerd kassasysteem.

Daarnaast zijn er zijn twee verschillende mogelijkheden tot het incasseren van geld:

• Contant geld (Brief- en muntgeld).
• Digitaal geld (PIN, automatische incasso, digitale overschrijvingen zoals d.m.v. IDEAL).

Van beide vormen van geldverkeer moet je het nodige papierwerk bijhouden. Dit kan tegenwoordig gemakkelijk met een online boekhoudprogramma.

Wat is kasverschil?

De betekenis van een kasverschil is het verschil met het kassaldo in de boekhouding en het werkelijke aanwezig contante geld in het bedrijf.

Wanneer je de bedrijfsportemonnee of geldlade natelt en het totale bedrag meer of minder is dan je in de boekhouding hebt geregistreerd

bij het totale inkomsten en uitgaven. Het aanwezige kasgeld wijkt af van het kassaldo volgens het kasboek en dat is een ‘kasverschil’.

Het is pas een kastekort als het werkelijke kassaldo minder is dan het totale kassaldo in kasboek.

Oorzaken van kasverschil

Hoe kan kasverschil ontstaan?

Toezicht houden is lastiger wanneer meerdere personen de kas mutaties beheren. Hierdoor kan het gebeuren dat je met kleine kasverschillen blijft zitten.

In de meeste gevallen ontstaat een kasverschil doordat kleine betalingen of een privéopname niet word genoteerd in het kasboek. Redenen hiervoor zijn te gehaast of onzorgvuldig werken.

Soms is het ook verklaarbaar door het afronden van de prijzen of BTW-afrondingsverschillen. Redenen hiervoor kunnen zijn wanneer er Excel formulieren worden gebruikt waarbij celformules niet goed zijn ingesteld.

Of wanneer de beheerder van het kasboek niet goed kan rekenen. Gebruik daarom altijd een rekenmachine.

Mensen die denken dat zij goed kunnen hoofdrekenen en geen calculator gebruiken maken de meeste rekenfouten.

Ook verkeerd teruggeven bij de afhandeling aan de kassa komt voor, maar er kan ook opzet in het spel zijn. Een reden hiervoor kan diefstal zijn. Je kunt dan niet registreren hoeveel geld er ontbreekt omdat je niet weet hoeveel er gestolen is.

Gevolgen kasverschil

Kasverschillen hebben geen consequenties die van invloed zijn op de omzetbelasting, maar wel voor jouw omzet.

Zo ontstaat er bij diefstal bijvoorbeeld een dubbel probleem:

• Je boekt een verkoop boekt maar het ontvangen bedrag ontbreekt.
• Er moet omzetbelasting afdragen worden over het geld dat gestolen is.

Voorafgaande journaalposten

Aan het einde van een periode wordt de kolommenbalans opgesteld. Dit gebeurd door een controle op de boekhouding. Wanneer dat er fouten worden gevonden kunnen er journaalposten worden gemaakt om dit te corrigeren. Deze boekingen worden voorafgaande journaalposten genoemd.

Voorafgaande journaalposten (correctieposten) zijn journaalposten die worden gemaakt voorafgaand aan het opstellen van de winst- en verliesrekening en de balans.

De kolommenbalans bestaat uit de volgende onderdelen:

• Proefbalans.
• Saldibalans.
• Winst en verliesrekening.
• Balans.

Nadat de saldibalans is opgesteld, moet je controleren of alle bedragen op de saldibalans wel kloppen. Hierbij let je op de volgende punten:

• Zijn er geen boekingen vergeten?
• Zitten er foute boekingen bij?
• Is het aanwezige kasgeld correct (opmaken van de kas)?
• Zijn er voorraadverschillen?
• Komt het aanwezige kasgeld overeenkomt met het saldo in de boekhouding op de grootboekrekening kas?

Als er daadwerkelijk minder geld in de kas zit dan in de boekhouding geregistreerd staat, dan is er een kastekort.

Rekenvoorbeeld negatief kasverschil:

Stel het saldo op de rekening kas bedraagt € 300, maar bij controle blijkt er € 280 in de kas te zitten.

Als er in werkelijkheid meer geld in de kas dan de boekhouding aangeeft, dan is er een kasteveel.

Rekenvoorbeeld positief kasverschil:

Stel het saldo op de rekening kas bedraagt € 300, maar bij controle blijkt er € 315 in de kas te zitten.

Door het kasverschil met een voorafgaande journaalpost te verwerken in de boekhouding, kan dit probleem boekhoudkundig opgelost worden.

Kasverschil boeken

Als er een boeking is vergeten, is dit te herstellen door de boeking alsnog te maken.

Het is belangrijk dat alle boekingsdocumenten (facturen) genummerd zijn, zodat je kunt controleren of alle boekingsdocumenten zijn geboekt. Op die manier kun je de volledigheid van de gemaakte journaalposten controleren.

Hoe kun je kasverschil boeken?

Foutieve boekingen

Als er sprake is van een foutieve boeking, moet deze boeking natuurlijk worden hersteld. Bij het herstellen van fouten is het goed om de volgende stappen te volgen:

1. Noteer welk bedrag er is geboekt.
2. Boek de foute journaalpost (creditfactuur) terug zodat er per saldo niets geboekt is.
3. Maak de juiste journaalpost.

Het terugboeken van de foute journaalpost en het boeken van de juiste journaalpost worden verwerkt in de kolommenbalans. Bij een kasteveel is de procedure van correctiejournaalpost precies andersom.

Kasverschil oplossen

Hoe kun je kasverschillen voorkomen?

Kasverschillen ontstaan meestal door een bepaalde aanwijsbare reden. Het is dus belangrijk om naar een oorzaak te zoeken. Daarna kun je een oplossing bedenken en uitvoeren.

Voorbeeld probleem:

In een horeca bedrijf met een handmatig kasboek ontstaat er kasverschil. Dit ontstaat omdat de obers de ontvangen fooien niet goed gescheiden houden van het kasgeld.

Oplossing:

De handmatige kas wordt vervangen door een kassasysteem. Hierbij worden realtime tapacties van de obers en kassa-aanslagen gemonitord. Getapte drank is nu direct zichtbaar in het kassasysteem. Hierdoor is het bovendien niet meer mogelijk om vergeten drankjes aan te slaan. Dit voorkomt (drank)verspilling en kasverschillen.

Hulp bij het berekenen van kasverschil

Met ons boekhoudprogramma kun je kasverschil eenvoudig opsporen en afboeken.

Ons boekhoudprogramma communiceert met jouw bank via digitale overzichten. Zo zijn jouw cijfers altijd correct en voorkom je oorzaken van veel voorkomende kasverschillen. In het online boekhoudprogramma kun je gemakkelijk bijhouden hoeveel geld er in de kas zit.

"e‑Boekhouden.nl rekent bij- en afschrijvingen automatisch uit en boekt deze in een handig overzicht"

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Kasverschil berekenen

Kleine kasverschillen onder de € 100 mogen worden afgeboekt. Voor grotere bedragen dient een onderzoek ingesteld te worden naar oorzaak, gevolg en oplossing.

Hoe bereken je het kasverschil?

Rekenformule:

Je berekent het kasverschil op deze manier:

Vorig saldo + ontvangsten – uitgaven = berekend kassaldo.

Geteld kassaldo – berekend kassaldo = kasverschil.

Vermenigvuldigingsformule

Ook is er vermenigvuldigingsformule die je kunt gebruiken voor het opsporen van het kasverschil:

Vermenigvuldig het verschil met twee. Mogelijk heb je een bedrag verkeerd om geboekt. Je kunt bijvoorbeeld een opname bij de geldautomaat van € 250,00 per ongeluk geboekt hebben als storting op de bank. Door deze verkeerde boeking is het saldoverschil € 500,00.

Deelformule

Een andere opsporingsmethode van kasverschil is de deelformule.

Een verkeerde volgorde van de cijfers, bij gebruik van dezelfde cijfers, leidt altijd tot een verschil dat deelbaar is door negen.

Bereken of het verschil deelbaar is door negen.

Is het antwoord “ja”, dan is het bedrag wellicht omgedraaid door een typfout tijdens het bijwerken van mutaties in het kasboek.

Controleren of alles juist geboekt is blijft de beste methode. Een verschil dat je niet kunt verklaren moet je als kasverschil afboeken naar de resultatenrekening. Je bent namelijk een stuk bezit kwijt en dat vormt een kostenpost.

Afstemmen van banksaldi

Fouten in de handmatige administratie kun je maken door een boeking aan de verkeerde kant van de grootboekrekening te noteren.

In veel geautomatiseerde administraties zijn controles ingebouwd om te voorkomen dat je fouten maakt bij het boeken van de bank.

Een boekhoudprogramma boekt de bank door de bankafschriften, het beginsaldo en het eindsaldo.

Deze controle is ingebouwd en berekend het verschil tussen beide saldi. Daarnaast voert het een dubbele controle uit aan de hand van alle losse inkomende en uitgaande mutaties.

Je kunt doorgaan met boeken totdat het verschil is weg geboekt. Je kunt fouten maken door bedragen op verkeerde rekeningen te boeken, maar het banksaldo is altijd goed.

Kasverschil verhalen op werknemer

Wie betaald kasverschil?

Wanneer je als ondernemer een controle uitvoert om de beheerder van de kas te controleren, tel de kas dan zorgvuldig. Doe dit samen met de kasbeheerder en zorg dat je beide aanwezig blijft bij het geld totdat alles volledig geteld is. Tel de kas beide afzonderlijk van elkaar in dezelfde ruimte.

Blijf niet alleen achter met het geld, wanneer je de kas afsluit. Dit voorkomt beschuldigingen richting jou tijdens afwezigheid van de kasbeheerder, wanneer er een afwijking van de kas met de administratie wordt geconstateerd.

Mag een werknemer ontslagen worden bij kasverschil?

Nee, alleen wanneer diefstal aantoonbaar word gemaakt of bij dossiervorming met herhaaldelijke waarschuwingen.

Fraude begint vaak met kleine bedragen, maar het kan snel oplopen tot forse bedragen. Wanneer iemand begint met frauderen en de fraude wordt niet ontdekt, dan stopt deze persoon meestal niet uit eigen wil.

Hoe groter de hoeveelheid personeel er in een bedrijf aanwezig en beheer heeft over de kas, des te groter de kans op fraude.

Kasverschil kenmerkt zich door op één dag een groter kasverschil te hebben.

Onbewuste fraude ontstaat door menselijke fouten. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker per ongeluk te veel geld teruggeeft aan een klant bij het afrekenen.

Mag een kasverschil ingehouden worden op het loon van de werknemer?

Nee, een werknemer hoeft het verschil niet zelf te vergoeden.

De ondernemer is hier voor eindverantwoordelijk, omdat het hoofdzakelijk een ondernemersrisico is. Dit betekent dat kleine bedragen die ontstaan door bijvoorbeeld afrondingsverschillen niet te verhalen zijn op een werknemer.

Volgens het arbeidsrecht is een werknemer alleen aansprakelijk voor schade wanneer er sprake is van diefstal of bewuste roekeloosheid door de werknemer.

Het inhouden van grotere bedragen op het loon mag niet, want werknemers kunnen zich niet verzekeren voor dit soort situaties.

Ontslag op staande voet is wel een optie, na aangifte bij de politie met een sluitende bewijsvoering.

Wanneer kleine kasverschillen vaker voorkomen en het bekend is dat werknemers dit veroorzaken door nalatigheid kun je een boete invoeren. Dit kun je door een schriftelijke overeenkomst op te stellen zoals in het arbeidscontract of huisreglement. Houdt er wel rekening mee dat de wet voorschrijft dat een medewerker nooit met het salaris onder het Wettelijk Minimum Loon komen, doordat er een boete wordt ingehouden.

Kasverschil belastingdienst

Volgens de regels van de Belastingdienst is een bewaarplicht op kas- en bankverkeer van zeven jaar.

Is een kastekort fiscaal aftrekbaar?

Nee, je moet omzetbelasting afdragen over het geld dat ontbreekt. Kasverschil heeft dus geen invloed op de omzetbelasting.

Tips om een kasverschil te voorkomen

Een aantal tips om kasverschil te voorkomen:

• Pensioen te kort hebben.
• Maak jouw werknemers ervan bewust dat er gecontroleerd word op verschillen in de kas.
• Geef medewerkers instructies met een duidelijke kasgeld procedure en op welke valkuilen zij moeten letten bij het beheren van de kas.
• Stop met de handmatige kas en schaf een sluitend kassasysteem aan.
• Voer aan het begin en einde van de werkdag een dubbele controle uit door twee medewerkers.
• Koppel de pinautomaatbetalingen aan het kassasysteem.
• Registreer inkoopfacturen en voorraad in een boekhoudprogramma.
• Laat klanten cashloos betalen door alleen online of betaalpassen te accepteren en geen contant geld.

Conclusie

De meest voorkomende oorzaak van kasverschil zijn betalingen die uitgevoerd worden met contant geld.

Veelgestelde vragen
Hoeveel kasverschil mag je boekhouding hebben?
Een boekhouding mag kleine kasverschillen hebben door bijvoorbeeld afrondingsverschillen. Je kunt deze het beste afboeken door hier eenmaal per jaar een totaal post voor op te nemen.
Is € 10 kasverschil veel?
Nee, als het eenmalig voorkomt door het verkeerd teruggeven van een bedrag aan een klant niet. Wanneer het regelmatig voorkomt (minimaal 1 keer per week) wel. Maar ook dit is afhankelijk van het totaal aantal betalingen. Meer betelaingen geven meer kans op verschillen.

Probeer e‑Boekhouden.nl nu tijdelijk, gratis en vrijblijvend uit

Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn hebben we een proefperiode van 14 dagen. Wanneer je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent, dan is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden van jouw onderneming volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies als bankkoppelingen, scan & herken en gebruik van de mobiele app.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen