Aanmaning

Als je een onderneming hebt kan het wel eens voorkomen dat een klant vergeet om een factuur te betalen. Om de klant hieraan te herinneren en aan te sporen om alsnog te betalen, kun je de klant een aanmaning tot betaling sturen. Wat dat precies inhoudt leggen wij je hier uit.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een brief met een betalingsherinnering van een nog niet betaalde factuur. In een aanmaning wordt de laatste termijn gesteld waarvoor de klant kan betalen. Hierna kunnen er incassokosten in rekening gebracht worden. In de aanmaning geef je aan hoe hoog deze incassokosten zijn als de klant je factuur niet betaalt.

Hoe veel aanmaningskosten rekenen?

De hoogte van de incassokosten die je mag rekenen zijn wettelijk bepaald volgens de Wet Incassokosten (WIK). Er geldt een minimumbedrag van € 40 die je mag vragen. Maximaal mag je € 6.775 berekenen. Verder zien de tarieven er als volgt uit:

Als het bedrag op de factuur bijvoorbeeld € 4.500 is, bereken je dus:

• 15% over de eerste € 2.500 (€ 375)
• 10% over de overige € 2.000 (€ 200)

Je mag in dit geval dus maximaal € 575 aan incassokosten rekenen.

Rente

Naast incassokosten mag je ook rente berekenen. Indien je hier geen afspraken over hebt gemaakt met de klant, bereken je maximaal de wettelijke rente. Deze is per jaar 2% bij niet-handelstransacties en 8% bij handelstransacties. De rente mag je niet over de incassokosten berekenen.

Eenvoudig aanmaningen versturen

Is een factuur nog niet betaald? Verstuur eenvoudig een aanmaning vanuit e‑Boekhouden.nl.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Wanneer stuur je een aanmaning?

Een aanmaning verstuur je als jouw klant nog niet heeft betaald en de betalingstermijn van je factuur inmiddels is verstreken. Er zit verschil in aanmaningen voor particuliere of zakelijke klanten.

Aanmaning voor particuliere klant

Bij particuliere klanten stuur je eerst een betalingsherinnering zonder aanmaningskosten. In deze eerste aanmaning benoem je wel de aanmaningskosten als betaling uitblijft. De particuliere klant heeft op dit moment nog 14 dagen om te betalen. Doet de klant dit niet, dan mag je de incassokosten bij het openstaande factuurbedrag rekenen.

Aanmaning voor zakelijke klant

Voor zakelijke klanten gelden er andere regels voor aanmaningskosten. Daar hoef je je niet aan de wettelijk bepaalde incassokosten te houden. Vaak wordt er tussen partijen afgesproken dat er 15% incassokosten bijkomen als er niet betaald wordt. Benoem dit wel duidelijk in je algemene voorwaarden of in het contract, anders gelden automatisch de wettelijk bepaalde incassokosten (WIK).

Ondanks dat je direct aanmaningskosten mag berekenen bij een zakelijke klant, raden wij je aan om eerst een betalingsherinnering zonder extra kosten te sturen (of even te bellen). Zo kun je de klant bewegen om alsnog uit zichzelf te betalen en zo het contact goed houden. Vaak gaat het om een menselijke fout waarbij iemand vergeet te betalen en zijn er geen kwade bedoelingen.

Wettelijke eisen aanmaning

Als een factuur niet betaald wordt, moet je eerst een aanmaning sturen naar je particuliere klant voordat je incassokosten mag rekenen. Bij consumenten is dit verplicht. Bij zakelijke klanten is het niet verplicht maar wordt het wel vaak gedaan. De Nederlandse wet beschermt consumenten hierin en stelt daarom de volgende eisen:

• Wees duidelijk over welke factuur het gaat. Benoem factuurnummer, datum en bedrag zodat de klant weet waar het over gaat.
• Reken geen administratiekosten of incassokosten, maar informeer de klant wel dat er incassokosten berekend worden als deze niet betaalt.
• Benoem dat je de klant 14 dagen de tijd geeft om te betalen - zonder extra kosten - vanaf ontvangst van de aanmaning.

Hoe veel aanmaningskosten je mag rekenen zie je in de tabel hierboven onder het kopje ‘Hoe veel aanmaningskosten rekenen?’. Let erop dat je incassokosten niet hoger zijn dan het wettelijke maximum, want dan hoeft de klant deze niet te betalen.

3 tips bij het sturen van een aanmaning

Naast de wettelijk eisen hebben wij wat extra tips bij het versturen van een aanmaning:

• Houd het vriendelijk.
• Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat de klant de betaling voldoet in de tijd dat de aanmaning naar hem onderweg is. Dit ondervang je met de vermelding dat de herinnering als niet verzonden mag worden beschouwd, als de betaling en de brief elkaar hebben gekruist.
• Verstuur de aanmaning per aangetekende post. Zo ben je er zeker van dat de brief bij de klant is aangekomen. Je kunt de aanmaning ook per mail versturen, met hoge prioriteit en ontvangstbevestiging.

Aanmaning voorbeeld

In je account van e‑Boekhouden.nl staan verschillende sjablonen voor aanmaningen. Deze kun je zelf eenvoudig aanpassen en versturen naar je klant of lid, per mail of per post. Je kunt hier ook je eigen sjablonen bij zetten. Wil je zelf een aanmaning maken? Hier vind je een voorbeeld van een aanmaning.

Bekijk en download hier een voorbeeld van een aanmaning

Wat doen als er na een aanmaning niet betaald wordt?

Als de klant na je eerste aanmaning nog niet betaalt, kun je een tweede aanmaning sturen. Deze zijn vaak wat dwingender van toon en je kunt nu incassokosten in rekening brengen. In de tweede aanmaning kun je verdere vervolgstappen benoemen die je gaat nemen als de factuur niet betaald wordt.

Als er dan nog niet betaald wordt, kun je een laatste aanmaning sturen waarin je vermeldt dat je een incassobureau inschakelt als er niet betaald wordt. Hierbij geef je weer een termijn. De klant krijgt dan nog de kans om zelf te betalen zonder in aanraking te komen met een incassobureau.

Incassobureau inschakelen na aanmaning

Als een klant na je aanmaningen nog niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. In je account van e‑Boekhouden.nl kun je dit gratis en eenvoudig doen met één van de twee gekoppelde incassobureaus: Coeo of Cannock. Deze beginnen beide met een minnelijke incasso, als dit niet werkt gaan ze over op een gerechtelijke incasso.

Wat als ik een aanmaning krijg?

Het kan gebeuren dat je zelf een keer vergeet een factuur te betalen en een aanmaning krijgt. Als je een aanmaningsbrief krijgt, betaal deze dan alleen als deze klopt. Let op de volgende punten:

• Controleer of de factuur duidelijk is. Herken je de aankoop niet? Betaal dan niet en laat de afzender dit schriftelijk weten. Bewaar je correspondentie.
• Klopt de incassobrief? Hierin moet de betalingstermijn van 14 dagen staan, wanneer deze termijn begint en de incassokosten die daarna volgen. Indien deze er niet in staan, betaal dan niet en vraag het bedrijf om een juiste incassobrief.
• Zijn de incassokosten juist? Hoe veel aanmaningskosten het bedrijf mag rekenen zie je in de tabel hierboven onder het kopje ‘Hoe veel aanmaningskosten rekenen?’. Daar zie je ook de rente die berekend mag worden.
• Als de rekening verjaard is, hoef je niet te betalen.

Lukt het je op dit moment niet om de rekening te betalen? Neem dan contact op met het bedrijf waar de factuur vandaan komt. Als je je situatie uitlegt, kun je wellicht een betalingsregeling treffen.

Veelgestelde vragen
Hoe kan ik voorkomen dat mijn klant niet betaalt?
Maak het zo makkelijk mogelijk voor de klant om te betalen. Vermeld duidelijk je rekeningnummer en voeg een iDEAL-link toe op de factuur. Vaak wordt er dan eerder betaald.
Wat is het verschil tussen een aanmaning, betalingsherinnering en een ingebrekestelling?
Als een klant de factuur niet betaalt, kun je eerst een betalingsherinnering sturen om de klant vriendelijk te herinneren aan de openstaande factuur. Mocht de klant geen gehoor geven en niet betalen, kun je een aanmaning sturen. In de aanmaning benoem je de termijn en incassokosten als er niet betaald wordt. Indien er dan nog niet betaald wordt, stuur je een laatste aanmaning of ingebrekestelling. Hierin benoem je dat je een incassobureau inschakelt als de factuur niet wordt betaald.
Is een aanmaning per mail rechtsgeldig?
Ja, een aanmaning per mail is rechtsgeldig. We adviseren je wel deze te versturen met urgentie en een ontvangstbevestiging toe te voegen. De ingebrekestelling of laatste aanmaning kun je het beste zowel per mail als aangetekende post versturen.

Herinner jouw klanten aan openstaande facturen met een aanmaning

Via ons online boekhoudprogramma e‑Boekhouden.nl zie je overzichtelijk welke facturen er nog openstaan. Je kunt direct aanmaningen sturen vanuit onze of jouw eigen sjablonen.

Voor ondernemingen die al langere tijd zakelijk actief zijn hebben wij een proefperiode van 14 dagen. Gedurende de eerste 15 maanden van je onderneming is e‑Boekhouden.nl volledig gratis en geheel vrijblijvend, indien je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies zoals bankkoppelingen, Scan & Herken en gebruik van de mobiele app.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen